Gestion Documental

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¿Qué es y para qué sirve el Sistema de Gestión Documental?
Olvídese de acumular impresos.
Es un sistema de archivo, digitalización y almacenaje informatizado de documentos electrónicos y/o imágenes digitales, tanto obtenidos de documentos originalmente soportados en papel como de documentos que ya seencuentran en formato digital.
El Sistema de Gestión Documental es por tanto, un conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización yeconomía.

Funcionamiento
Este sistema comienza con la definición de la estructura que tendrá la base de datos documental.
Una vez fijada esta estructura, se procederá a la digitalización de documentos físicos y al tratamiento y recopilación de los archivos que ya tienen formato digital para conformar con ambos, el archivo y su base de datos correspondiente.
Se crea por tanto una base de datosque accede a todos los documentos que la empresa desea tener digitalizados y accesibles, sin necesidad de atesorar grandes cantidades de archivadores, almacenes, etc.
Todos estos archivos podrán ser consultados por los usuarios o miembros de la empresa y se podrán fijar diferentes niveles de acceso o restricción.

¿Qué se necesita para implementarlo?
Hardware
Escáner y/o dispositivo deDigitalización:
Los originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.
Servidor de almacenamiento.
Contiene la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión.
Software
Programa de Gestión Documental:
Programa de apoyo alproceso de gestión de la documentación que se maneja.

VENTAJAS Y BENEFICIOS
RAPIDEZ Y ACCESO INMEDIATO
Acceso instantáneo a toda la documentación.
Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo.
Resolución del problema de localización.
Control total sobre la documentación einformación.
Información compartida entre diferentes usuarios.
Fácil y rápida distribución o envío dedocumentos.

AHORRO MATERIAL
Ahorro en impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,...).
Eliminación de desplazamientos.
Ahorro de espacio físico.
SEGURIDAD Y FIABILIDAD
Custodia de alta seguridad para documentos de gran valor o confidencialidad.
Sustitución de documentos impresos por réplicas electrónicas.
Evita la duplicidad de documentoshttp://www.athento.com/gestion-documental-inteligente/

¿Qué es un Sistema Software de Gestión Documental?
Un software de gestión documental es una aplicación informática que permite el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado originalmente en digital). En países hispano-parlantes, utilizamos el témino gestión documental, aunque con lascaracterísticas actuales de las empresas, es más correcto usar el término anglosajón Enterprise Content Management (Gestión de Contenidos Empresariales), debido a que las empresas manejan un amplio tipo de activos digitales que no se corresponden exactamente con lo que conocemos como "documento" (Imágenes, vídeos, planos, libros, etc.). En los últimos tiempos el gran volumen, la complejidad y diversidadde información estructurada y no estructurada que maneja una empresa, sin importar el tamaño de la misma, ha provocado que apoyarse y ayudarse en herramientas software de gestión documental sea algo imprescindible en cualquier tipo de organización para evitar el caos en los sistemas de información. Athento es uno de estos sistemas y se encuentra totalmente integrado en el funcionamiento de la...