Gestion documental

Facultad 10

Tema: Sistema de Gestión Documental
 ¿Qué es la Gestión Documental?  Sistema de gestión documental

 Software de gestión documental
 Estado del arte de la Gestión Documental.  Vínculos de la Gestión Documental con el CMS, DMS, EMS.

Autora: Ing. Velmour Muñoz Casals

2007 “Año del 49 aniversario de la Revolución”

¿Qué es la Gestión Documental?
La gestióndocumental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en la organización:  Al Personal de la Empresa  A clientes y Proveedores La gestión documental se ha convertido en una necesidad y en un problema para las organizaciones, representados en gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado deconservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias-fax, etc. La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre lossistemas tradicionales de archivo y almacenamiento. La Gestión Documental supone un verdadero reto para muchas organizaciones. Incluye conceptos como son "auditorias de la información", "gestión electrónica de documentos", etc. Beneficios de emplear la práctica de la Gestión Documental
 Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente.

 Aumentar el valor de la información de laempresa.  Evitar la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de información interna.  Incrementar la calidad de servicio y la productividad.

Sistema de Gestión Documental Un sistema de gestión documental es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos soportados en papel. El términopuede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital.

Software de gestión documental Son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos. Estos documentos no tienen una organización clara de suscontenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipode documentos multimedia como imágenes o vídeos.

Estado del arte de la Gestión Documental.
El año 2002 ha sido el año del “despertar” mundial de los directivos de las empresas sobre la importancia de la gestión de los documentos de sus respectivos negocios. Las razones del “despertar” hay que buscarlas en acontecimientos que se desencadenan desde fines de 2001: la quiebra de ENRON, ladesaparición de Arthur Andersen, el problema de Worldcom. En todos ellos, la gestión de los documentos no ha sido el motivo principal del escándalo, pero si ha servido para demostrar o no poder demostrar cual había sido la actitud y acciones que habían tomado las distintas empresas y las personas que en ellas trabajaban. La imprevista desaparición de Arthur Andersen y las posibles condenas dedirectivos de estas empresas ha desatado un interés hasta ahora desconocido por la gestión de los documentos. Los principales proveedores de Software de gestión de contenidos, se han apresurado a resaltar las funcionalidades que permiten gestionar los documentos, después de un tiempo en que las aplicaciones de gestión documental creadas en los años 90, parecían haber dejado de “estar de moda” frente a...