Gestion documental

1 BORRADOR DE LA PONENCIA EL PATRIMONIO DOCUENTAL Y LOS ARCHIVOS DE GESTION
Siendo esta la era de la información se tiene como objetivo suplir todas la necesidades que esta acoge, ya que esta juega un papel muy importante en la sociedad, puesto que los documentos son la base de cualquier empresa, entidad u organización, por lo tanto son la herramienta primordial para surgimiento de lamodernización del mundo archivístico.
Es hay donde se entra analizar como se puede cumplir y alcanzar este objetivo por medio de la gestión documental pues ella es de necesaria utilización en absolutamente todas las organizaciones, ella nos permite mantener la historia de la institución, además de permitir la verificación, a través del control que se realiza a la gestión documental.

El administradordocumental debe tener claro los parámetros establecidos en la ley 594 del 2000, Ley general de archivos, a partir de la cual deberá, planear, manejar y organizar todos los documentos que se producen en la organización, razón por la cual es necesario, escoger el perfil adecuado para desempeñar dichas funciones.

En la actual sociedad de la información se hace imprescindible contar con individuos,ordenados, metódicos y con la disposición de dar un buen trato a la información que se le confía, a partir de la cual, se consoliden las evidencias y a través de ella tener acceso a la documentación requerida en el tiempo útil.

para llevar a cabo una buena gestión documental es necesario tener el en cuenta el rol que juega el Administrador Documental que debe ser un profesional con lacapacidad de gestión necesaria para adelantar procesos que propendan a la mejora de la organización y al cuidado preventivo de los documentos, ya que la prevención de los documentos ayudan a la conservación de la historia, es mejor tener las pautas necesarias de conservación en el momento de la recepción del documento para así lograr una buena disposición final de este.
Todos los documentos que seproducen o se reciben en una entidad pasan por un ciclo en cada fase de su vida esto se llama archivo total. Desde el primer momento que las empresas producen y reciben un documento, son trasferidos a los siguientes archivos: ya sea central como trasferencia primaria; o archivo histórico como trasferencia secundaria, es llamado así por los valores que contienen según lo estipule la tabla deretención documental.
En los archivos de gestión es donde se realiza mayor movimiento de la documentación, y la consulta esto esta relacionado directamente con el usuario, donde se deben de manejar los mejores y eficaces métodos de prevención, para evitar el deterioro físico de los documentos, aunque en algunos casos es de vital importancia el manejo de un tipo de sistema que nos ayude a brindar unbuen servicio al cliente de manera oportuna, pero de forma virtual, es decir como un método de prevención para algunos documentos que se puedan digitalizar o microfilmar como herramientas de la profesión archivística.
Lo mas importante y como objetivo principal de este congreso, es crear conciencia en esta la era de la información y dar a conocer la necesidades, las recomendaciones, losriesgos e implicaciones que pueden llegar afectar los documentos, que son la historia de la empresa, por que nosotros como seguidores de la disciplina debemos avanzar hacia un mejor futuro y dejar una huella para los descendientes de esta. Somos actores importantes en el proceso de la modernización de la administración documental en donde quiera que sea, sin importar las limitaciones, teniendo siempreuna actitud perseverante hacia el cambio, es decir desaprender para aprender y lograr una culturización en el mundo de la documentación.
Que bueno saber que los colombianos tenemos la necesidad de reconstruir nuestro pasado, por las diversas cultura, formas de pensar y la caracterización que tiene cada ciudad, tendiendo en cuenta que somos un mismo país.

Con lo anterior, que hacemos como...