Gestion Documentos Electronicos
Páginas: 19 (4592 palabras)
Publicado: 23 de septiembre de 2012
AABADOM
JULIO-DICIEMBRE 2003
La gestión de los documentos electrónicos como función archivística*
José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.
1. Definición y características del documento electrónico Tendría poco sentido definir el documento electrónico, desde un punto de vista archivístico, de una forma distinta a como lo hacemos sin adjetivar, pues se define conindependencia del formato. Cuando se ha hecho, como lo hace por ejemplo la Guía europea de la información numérica [INSAR, 1998, 11-16 y 49-50], vemos que es coincidente en esencia con la de documento a secas. Así en este ejemplo, se trataría del conjunto consistente de datos registrados en un soporte, o bien, fragmento de información registrada generada, reunida o recibida desde el comienzo, durante elseguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba de esta actividad. En el glosario del Proyecto Interpares, se define simplemente como «documento creado de forma electrónica». De acuerdo con las directrices para la gestión de documentos del Public Record Office, queprácticamente coincide con la anterior definición, los componentes son [Public Record Office, 1999, 12]:
Contenido: la materia del documento. Estructura: el uso de encabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar partes del documento, y el uso de tipografías especiales (cursiva, negrita) para destacar la parte significativa del contenido. Contexto: el entorno y la red de relaciones enlos que el documento ha sido creado y utilizado (por ejemplo, cómo el documento se relaciona con otros en un grupo de documentos).
Todos estos elementos juntos ayudan al usuario a entender el valor completo del documento, y la ausencia de cualquiera de ellos puede llevar a una interpretación errónea de la naturaleza del documento pretendida por su creador. De acuerdo con L. Duranti [2001, 44] ycon independencia del tradicional, los componentes característicos del documento electrónico son: 1. Medio (el portador físico del mensaje). 2. Contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar). 3. Forma física e intelectual (las reglas de representación tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje). 4. Acción (el ejercicio de voluntad que da origen al documento). 5. Cuatro personas(las entidades actuantes por medio del documento: autor, destinatario, redactor, creador). 6. Vínculo archivístico (la relación que vincula cada documento con el anterior y con el siguiente). 7. Contexto (el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento). Además de las aducidas por Schellenberg desde una perspectiva organicista, el documento poseeotras características definitorias y diferenciadoras [ISO 154891:2001, 7]:
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Autenticidad: un documento auténtico es aquel que puede probar que: a) es lo que pretende ser,
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Este artículo es una versión resumida de parte de la clase impartida en el curso.
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biar cuando se pasa de un medio a otro, por lo que no puede tener el mismo valor que en eltradicional. La estructura lógica, por otra parte, lo identifica y representa los elementos de su estructura interna, la que le ha dado su creador. Para considerarlo completo y auténtico el documento debe conservar esta estructura originaria.
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b) ha sido creado o enviado por la persona que se presume, y c) ha sido creado o enviado en el tiempo presumido.
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Fiabilidad: sus contenidos pueden sercreídos como una representación exacta y completa de las transacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe y seguridad, así durante su desarrollo, como en transacciones o acciones futuras. Sus contenidos son fidedignos. Integridad: está completo e inalterado. Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.
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Como resultado final podemos...
JULIO-DICIEMBRE 2003
La gestión de los documentos electrónicos como función archivística*
José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.
1. Definición y características del documento electrónico Tendría poco sentido definir el documento electrónico, desde un punto de vista archivístico, de una forma distinta a como lo hacemos sin adjetivar, pues se define conindependencia del formato. Cuando se ha hecho, como lo hace por ejemplo la Guía europea de la información numérica [INSAR, 1998, 11-16 y 49-50], vemos que es coincidente en esencia con la de documento a secas. Así en este ejemplo, se trataría del conjunto consistente de datos registrados en un soporte, o bien, fragmento de información registrada generada, reunida o recibida desde el comienzo, durante elseguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba de esta actividad. En el glosario del Proyecto Interpares, se define simplemente como «documento creado de forma electrónica». De acuerdo con las directrices para la gestión de documentos del Public Record Office, queprácticamente coincide con la anterior definición, los componentes son [Public Record Office, 1999, 12]:
Contenido: la materia del documento. Estructura: el uso de encabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar partes del documento, y el uso de tipografías especiales (cursiva, negrita) para destacar la parte significativa del contenido. Contexto: el entorno y la red de relaciones enlos que el documento ha sido creado y utilizado (por ejemplo, cómo el documento se relaciona con otros en un grupo de documentos).
Todos estos elementos juntos ayudan al usuario a entender el valor completo del documento, y la ausencia de cualquiera de ellos puede llevar a una interpretación errónea de la naturaleza del documento pretendida por su creador. De acuerdo con L. Duranti [2001, 44] ycon independencia del tradicional, los componentes característicos del documento electrónico son: 1. Medio (el portador físico del mensaje). 2. Contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar). 3. Forma física e intelectual (las reglas de representación tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje). 4. Acción (el ejercicio de voluntad que da origen al documento). 5. Cuatro personas(las entidades actuantes por medio del documento: autor, destinatario, redactor, creador). 6. Vínculo archivístico (la relación que vincula cada documento con el anterior y con el siguiente). 7. Contexto (el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento). Además de las aducidas por Schellenberg desde una perspectiva organicista, el documento poseeotras características definitorias y diferenciadoras [ISO 154891:2001, 7]:
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Autenticidad: un documento auténtico es aquel que puede probar que: a) es lo que pretende ser,
*
Este artículo es una versión resumida de parte de la clase impartida en el curso.
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biar cuando se pasa de un medio a otro, por lo que no puede tener el mismo valor que en eltradicional. La estructura lógica, por otra parte, lo identifica y representa los elementos de su estructura interna, la que le ha dado su creador. Para considerarlo completo y auténtico el documento debe conservar esta estructura originaria.
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b) ha sido creado o enviado por la persona que se presume, y c) ha sido creado o enviado en el tiempo presumido.
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Fiabilidad: sus contenidos pueden sercreídos como una representación exacta y completa de las transacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe y seguridad, así durante su desarrollo, como en transacciones o acciones futuras. Sus contenidos son fidedignos. Integridad: está completo e inalterado. Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.
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Como resultado final podemos...
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