Gestion Empresarial Con Excel

GESTIÓN EMPRESARIAL
CON MICROSOFT EXCEL

Capítulo

1

Armar un
sistema contable
En este primer capítulo
desarrollaremos un sistema contable
simple, partiendo de la creación
de un plan de cuentas que será
la base de nuestro proyecto, una carga
de asientos y mayores. Además,
construiremos reportes sencillos
de los estados financieros básicos.

SERVICIO DE ATENCIÓN AL LECTOR:lectores@redusers.com

Cuentas y centros de costos
Plan de cuentas
Plan de centros de costos
Los primeros asientos
La plantilla base
para cargar asientos
¿Cómo incluir controles?
Controles por validación
Resumen de carga de asientos
Macro para acumular asientos
Visualización de datos
Cómo mostrar los asientos
cargados
Mayores de asientos
Reportes
Balance general
Estado de resultadosAnálisis de gastos
Menú, botones y diseño
Menú y botones
Diseño del proyecto
Cómo modificar las opciones
del libro
Proteger celdas y hojas
Resumen
Actividades

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GESTIÓN EMPRESARIAL CON MICROSOFT EXCEL

CUENTAS Y CENTROS DE COSTOS
Para la construcción de este sistema contable crearemos unaplanilla llamada
Sistema contable.xls. Nombraremos a la primera hoja del libro: datos maestros. En esta primera hoja del proyecto incluiremos el plan de cuentas, y el
plan de centros de costos que serán las bases fundamentales del sistema.
Adicionalmente, en esta hoja podremos incluir toda aquella información que
nos sea de utilidad a lo largo de la confección de este sistema contable.Comenzaremos por la incorporación del plan de cuentas.

Plan de cuentas
El armado de su codificación es vital para el desarrollo del resto de las partes
del sistema. Es muy importante el orden que le demos a su estructura.

Figura 1. Para la codificación de las cuentas lo tradicional
es utilizar números, aunque también podrá ser alfanumérico. Debemos
tener en cuenta la importancia de esta tareainicial.

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Cuentas y centros de costos

Un ejemplo de codificación podría ser el siguiente:
RUBROS CONTABLES
Activo

NUMERACIÓN INICIAL
1-0-00-000

Pasivo

2-0-00-000

Patrimonio Neto

3-0-00-000

Resultados Positivos (Ingresos)

4-0-00-000

Resultados Negativos (Egresos)

5-0-00-000

Tabla 1. Al momento de codificar los componentes de un plan
de cuentas es importanteatender a la practicidad para la carga
y memorización de los datos por parte de los usuarios.

En la codificación que mostramos como ejemplo, el primer dígito corresponde al rubro contable; el segundo grupo de dígitos sirve para indicar si el rubro es corriente o no corriente; el siguiente grupo señalaría los subrubros y el
último grupo las cuentas contables dentro de éstos. Podremos incluirtantas
cuentas contables como necesitemos.
CUENTAS CONTABLES NUMERADAS
Codificar las cuentas contables con números nos dará una mayor flexibilidad en el
momento de incorporar cualquier tipo de cálculos nuevos, generar filtros por grupos de cuentas u ordenar la base de nuestro plan de cuentas.

Plan de centros de costos
Será necesario que a las cuentas de resultado les incorporemos unaimputación por centro de costo o beneficio. Mediante esta acción podremos generar
información de análisis con un mayor grado de detalle, exprimiendo al máximo posible los datos.
La codificación de los centros de costos podrá ser numérica o alfanumérica y
su complejidad estará dada de acuerdo con las necesidades de estructura de la
organización con la que estemos trabajando.
Es importante tener encuenta la practicidad para la carga y la memorización
por parte del usuario del sistema.
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GESTIÓN EMPRESARIAL CON MICROSOFT EXCEL

Figura 2. Estos datos también formaran parte de nuestra hoja datos maestros.

En nuestro caso, creamos grupos de centros de costos indicados con letras y señalamos con tres dígitos sus subdivisiones; queda de la siguiente manera:
DESCRIPCIÓN DE GRUPO DE...