gestion empresarial

SEGURIDAD ATLAS LTDA

DFC DESCRIPCION FUNCIONAL DE CARGOS
DFC GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DFC 12.12 SECRETARIO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

1. UBICACION DEL CARGO
AREA:
Administrativa y Financiera
DEPARTAMENTO:
Gestión Humana
SECCION:
Archivo y correspondencia
CIUDAD:
Santiago de Cali
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL3. OBJETIVO DEL CARGO

Recibir, clasificar y coordinar la entrega y/o archivo de correspondencia interna y externa de la Organización, así como el servicio requerido de fax y fotocopiado. De igual forma, es el encargado de administrar el archivo activo e inactivo de la compañía.




Elaborado por:
Titular del cargo



Revisado por:
Jefe De Selección Y Bienestar



Aprobado por:Director Nacional de Gestión Humana

Fecha Emisión:
1998/09/30


Fecha Actualización:
2006/04/07

Vigente a partir de:
2003/01/01

Actualización No.
2

Copia No.
1
4. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

AREA O ENTIDAD
FINALIDAD DE LA RELACION


AGENCIAS



Recibo y envío de correspondencia.


DEPARTAMENTOS




Servicio de fotocopiado.
Recibo y envío de fax.PROVEEDOR



Solicitar suministros y mantenimiento de los equipos de fotocopiado.



5. PARTICIPACION EN COMITES

NOMBRE DEL COMITE
OBJETIVO
ROL
FRECUENCIA


Grupo Primario


Coordinar el trabajo en equipo para el logro de mayor eficacia en las tareas de las áreas interdependientes y con propósitos comunes.


Participante Activo

Quincenal

6. COMPETENCIASEducación (Conocimiento):
Técnico en Secretariado.

Experiencia:
Mínimo un (1) año de experiencia en labores secretariales y de archivo.

Formación (Entrenamiento):
Office. Técnicas para manejo de archivo. Manejo de correspondencia. Manejo de equipos de fotocopiado.


7. RESPONSABILIDADES


Recibir la correspondencia externa verificando los datos consignados en la guía del servicio demensajería para posteriormente entregarla por departamento.
Coordinar la codificación, distribución y tramitación de la correspondencia recibida, tanto interna como externa.
Recibir y clasificar la correspondencia dirigida a las Agencias, clasificándola por nombre para su envío.
Recibir y clasificar la correspondencia enviada por las Agencias para su correspondiente entrega dentro de laOrganización.
Anexar a la copia de guía de mensajería el memo remisorio de la documentación enviada a la Agencia para archivarla por fecha.
Sacar fotocopia a los documentos requeridos por cada departamento solicitante, exigiendo el diligenciamiento del formato de autorización correspondiente.
Solicitar al almacén de la empresa los suministros necesarios.
Solicitar al proveedor el mantenimiento de losequipos de fotocopiado.
Recibir y enviar fax, comunicando a la persona(s) que requiere el servicio para que reciba oportunamente la información; se debe diligenciar el formato para envío de fax.
Sacar fotocopia a los fax recibidos que hacen relación a servicios solicitados por los clientes y aquellos que ocasionalmente lo requieran.

Organizar y efectuar mensualmente control al archivo de losdocumentos que se envían y reciben de las Agencias.
Coordinar y ejecutar la recopilación de documentos en los periodos establecidos para este fin.
Llevar registro del número de fotocopias mensuales por departamento con base en el contador del equipo y las solicitudes de servicio.
Recibo de facturas de proveedores que llenen todos los requisitos indispensables para su aprobación del departamento.Velar por la conservación del sistema en el archivo central y en los archivos satélites en cumplimiento de las normas establecidas.
Controlar el ingreso, retiro y devolución de documentos del archivo.
Mantener actualizado el número de códigos según la creación o eliminación de dependencias y asuntos.
Suministrar la codificación requerida para los diferentes departamentos de la empresa....