gestion por procesos

MANUAL INSTRUCTIVO
PARA LA ELABORACION DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Objetivo del Manual Instructivo

Brindar las instrucciones generales y específicas con respecto a los pasos, plazos y formato para la elaboración de los Manuales de Procedimientos.

Objetivo General Manual de Procedimientos

Contar con Manuales de Procedimientos que documente, estandarice y regule el accionar delas instancias tanto administrativas como policiales para optimizar la gestión institucional.

DEFINICIÓN

Proceso:

Es un conjunto de actividades que interactúan sinérgicamente entre si para transformar un insumo en un producto(Mercadería o Servicio) -Conjunto de procedimientos-.

Las características de un proceso son:

Un proceso es cambiante, debe ser retroalimentado constantementepor las personas que realizan las actividades para adaptarse a la realidad de la empresa o institución en cada momento.

Toma una serie de insumos para transformarlos hasta obtener un resultado o salida.

Un proceso es cambiante, debe ser retroalimentado constantemente por las personas que realizan las actividades para adaptarse a la realidad de la institución en cada momento.

Los procesosdeben adecuarse a las especificaciones y necesidades de los clientes.

Sirven como puntos de control, para detectar posibles fallas.

Deben ser medibles y repetitivos.

Un proceso debe tener un producto final que es el esperado.






Procedimiento:

Un procedimiento consiste en un ciclo de operaciones que afectan a diversos empleados que trabajan en sectores distintos, tienenorden cronológico e indica la manera de realizar un trabajo.

Para analizar los procesos, es conveniente visualizar los en tres niveles, según el grado de detalle que se desea. Es así como un proceso puede estar compuesto por diferentes procedimientos, los cuales a su vez se llevan a cabo a través de diversas actividades.









Ventajas del Manual de Procedimientos

Agrupa en formaordenada las operaciones a cargo de una o más unidades administrativas, personas, material, entre otros aspectos.


Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.


Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización


Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo lo deben hacer.Sirve de insumo para el ordenamiento de la estructura ocupacional (Clases de Puestos) de cada unidad.

Controlar los trabajos y evitar su alteración arbitraria.


Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general, de sus propios papeles y relaciones laborales.

Logra y mantiene un sólido plan de organización.

La información sobre funciones y puestossirve como base para la evaluación de puestos, labores de auditoría y la evaluación del control interno.

Sirve como guía para el adiestramiento de ingreso de nuevos funcionarios a los diferentes procesos.

Herramientas a utilizar


Entrevista estructurada de persona a persona a los funcionarios responsables o que estén involucrados en los procesos que se desarrollan en cada dirección,departamento o unidad, para el detalle de los mismos y como el insumo de mayor importancia para los Manuales de Procedimientos.

Matriz para el levantamiento de procedimientos(Ver anexo Nº 1)

Diagramas de Flujo

Prueba Ácida

Prueba ESIA

Formato de Manual de Procedimientos


METODOLOGÍA PARA EL REDISEÑO DE PROCESOS

Aspectos importantes para el Rediseño de Procesos

Técnicas parael Rediseño de Procesos

1. Adoptar la comunicación asincrónica
2. Eliminar la duplicación de Información
3. Reducir el Flujo de Información
4. Reducir el control
5. Reducir los puntos de contacto

Fase 1: Levantamiento de procesos

Siga los siguientes pasos para utilizar la hoja de “mapeo de procesos”:

Seleccionar los procesos vitales.
Listar la secuencia de tareas
Identificar las...