Gestion Por Procesos

SEMINARIO REGIONAL III









PARA:
FRANCISCO ARCINIEGAS MARTINEZ










DE:
ANDRES FELIPE GUZMAN SALAZAR














UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
POPAYAN CAUCA







Anteriormente las organizaciones se manejaban en “islas” es decir, de manera individual cada una de las áreas se por mejorar su entorno, su personal, sus costos,gastos, etc., pero ninguna se daba la tarea de analizar qué aspectos debía mejorar para optimizar otros procesos que dependen del área en mención. Por lo cual se dice que se trabajaba en islas porque ningún área se preocupaba para que esta mejora fuese entrada a otras áreas, por el contrario trabajaban solo con la meta de mejorar para sí mismos. Esta estructura tradicional, se centra en las necesidadespropias de la empresa y no en las del cliente, lo cual lleva a perder por el camino una gran cantidad de recursos en actividades que no aportan valor, es decir, se camina hacia la ineficacia, incrementando considerablemente la burocracia, lo cual multiplica las tareas a realizar.

En la gestión de la calidad se da un vuelco significativo ya que se empieza a pensar la manera en que lasorganizaciones dejen de trabajar en islas para hacerlo en equipo, buscando siempre el bien colectivo. Si bien es cierto que siempre se implementan mejoras internamente no se debe eximir de buscar mejoras internas que beneficien a otros. La gestión de la calidad dice que la manera de dejar de trabajar en islas es hacerlo con un “Enfoque por procesos”, el cual consiste en que todas las áreas de la organizacióndeterminen la secuencia e interacción de las actividades y tareas que las conforman, establezcan por grupos las actividades que tienen interacción y le define a cada grupo un nombre y su respectivo responsable. El nombre que se define es lo que se conocería como “Proceso”, sin importar que estos tuvieran como responsables a líderes de áreas diferentes; es decir, varias áreas pueden ser parte deun mismo proceso y por ende sus líderes serían los responsables de la eficaz y eficiente operación del proceso.

Ver la organización por áreas y no por estos “procesos” no era que perjudicaba a una organización, de hecho sin este enfoque también se obtenían resultados pero bajo el enfoque por procesos se va más allá para no quedarnos en la eficacia sino en la eficiencia de los procesos, no habíanpérdidas era más bien cuestión de dejar de perder la oportunidad de trabajar eficientemente, de quitarnos el pensamiento egoísta cuando en nuestros propios recursos estaba la posibilidad de mejorar de entrada no solamente nuestra área sino varias que a la final todos sus esfuerzos conducen al desarrollo de un solo proceso, era también concientizarnos de que con nuestras ideas podíamos involucrarvarias áreas para un solo bien común. Todo lo anterior conduciría a que las organizaciones que implementaran en enfoque por procesos fuese más beneficioso debido a que obtenían como resultado unos indicadores satisfactorios en todos los niveles, en todas las áreas, en todos los procesos ya que todas trabajarían paralelamente a la mejora continua y no ciertas áreas (lo que era trabajar en islas),inclusive sus rendimientos no estarían desfasados unos a otros ya que las mejoras se harían en conjunto y no individualmente, por lo tanto se incluirían todas las variables a mejorar de los procesos teniendo obviamente todo el personal disponible para trabajar en pro de la mejora colectiva, asignando responsabilidades y compromisos para su ejecución.

La atención se centra en los resultados delproceso, no en las actividades o tareas, de esta forma, la empresa pasa de ser un conjunto de departamentos a una serie de personas que intervienen en uno o varios procesos.


Veamos los beneficios de la gestión por procesos:

Mejora la competitividad de la empresa.
Reconoce la existencia de procesos internos.
Ahorro de tiempo y costes y mejora de la atención al cliente.
Las actividades realizadas y...