Gestion Secretarial

1. INTRODUCCIÓN
1.1. Qué es el secretariado
Secretariado es un término que puede utilizarse como sinónimo de secretaría, en el sentido del destino, cargo u oficina de secretario. Cabe destacar que secretario, del latín secretarĭus, tiene varios usos: puede tratarse de la persona encargada de escribir la correspondencia y custodiar los documentos de una oficina; del asistente o auxiliaradministrativo de una empresa; del cargo público similar al de ministro; o del máximo dirigente de un partido político o de una entidad.
1.1.1. La función actual de la secretaria (o)
La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de la empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. Además escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite ycustodia los documentos de la oficina del jefe, siendo la asistente perfecta de éste y facilitándole el trabajo con la debida eficacia. Por lo tanto también debe conocer, en líneas generales, las características de la especialización profesional de su jefe, para colaborar con él, con cierto conocimiento de la materia.

Tiene, además otras funciones. Son éstas: preparar y organizar reuniones,planificar viajes, lo cual conlleva la organización del transporte, solicitud de pasajes, reservas hoteleras, etc., así como gestión correcta de llamadas telefónicas de entrada y salida, entre otras.
1.1.2. Las responsabilidades laborales
Ser secretaria es una profesión más que un oficio, mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto, y muchísimo más que un pasatiempo. Es un cargoimportante; no por nada los periódicos de todos los días y en todas partes solicitan un buen número de secretarias altamente calificadas.
Los contextos de desempeño de este cargo son diferentes y polifacéticos: una cosa es la secretaria en una grande transnacional; otra en una oficina de la administración pública; otra en un pequeño taller de imprenta; otra en el consultorio de un dentista en unpueblito de 10,000 habitantes.
Todas las secretarias del momento presente dan forma a la imagen social de la secretaria y les toca también construir su propio puesto, como quien dice, modelarlo y animarlo. Si la gran mayoría de las secretarias se desempeñan con inteligencia y con responsabilidad, ellas mismas habrán dado categoría social a su puesto.

1.1.3. Conocimientos que precisa lasecretaria (o) actual
¿Cuál es, entonces, el perfil de la secretaria ideal del siglo XXI?

Al iniciar una búsqueda para una secretaria ejecutiva, es necesario valorar una serie de condiciones tanto profesionales como actitudinales:
Formación profesional

1) Informática
El manejo de Word, Excel e Internet no es suficiente. La secretaria ideal debe poseer un conocimiento muy fino de una variedadde herramientas informáticas. Esto incluye el diseño de presentaciones en PowerPoint.

También debe ser valorada la habilidad de resolver ciertos problemas técnicos en casos de urgencia.

2) Idiomas
Actualmente, resulta casi inconcebible que la secretaria de un alto ejecutivo no posea un excelente nivel de inglés y portugués.

Aunque no trabaje directamente con el idioma, en algún momentotendrá que asistir a su jefe en una traducción o atender a un visitante extranjero.

3) Capacidad de organización
La secretaria ideal debe ser capaz de organizar impecablemente las tareas, la agenda, y toda actividad que conlleve la función.

4) Cultura
Una sólida cultura general es un activo que permitirá a la secretaria lucirse en su puesto. Esto incluye el conocimiento del mundo, del país,de la actividad política y económica nacional e internacional.

Condiciones actitudinales

1) Confidencialidad

Es bien conocida la relación etimológica entre secretaria y secreto.
Así, en el Código de Ética de Secretarias elaborado por la Federación Nacional de Secretarias, uno de los principios prioritarios es la discreción con respecto a la información de la empresa, de los superiores...