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NOMBRE: MANUAL DE PRODUCCION DOCUMENTAL

OBJETIVO: poner a disposición la metodología para la elaboración de documentos generales establecidos por la empresa TEXTIL MODA para su uso.

ALCANCE:
Actividad inicial, desde el momento en que se requiere el documento para su diligenciamiento.
Actividad final hasta cuando se diligencia, archiva el documento requerido.
RESULTADO ESPERADO:
Usoadecuado de los documentos generales para los diferentes puntos y centros de atención en tola la empresa TEXTIL MODA donde se requieran.

NORMATIVIDAD.
NTC-GTC 185.




1 INTRODUCCIÓN.
El presente trabajo se ha elaborado teniendo en cuenta el uso más común de los documentos que se utilizan en las diferentes áreas y dependencias de la empresa TEXTIL MODA en lo que se refiere a larealización de actas, informes, planes, registros de asistencia, etc.; utilizando para ello requerimientos técnicos normativos adaptados a las necesidades de la institución y teniendo como finalidad el que sea de fácil entendimiento, aplicabilidad y sobre todo acceso. Por ello el área de calidad en coordinación con el área de gestión documental y planeación ha elaborado el presente documento que servirá demucha utilidad a todo usuario de la empresa TEXTIL MODA que se desee consultarlo y utilizarlo en las diferentes actividades que se presenten según necesidad.

Como mecanismo de mejoramiento este documento está en continuo cambio para facilitar y prestar un mejor apoyo a las personas que deseen aplicarlo. Por lo tanto el área de calidad de la empresa TEXTIL MODA esta siempre atenta para recibirsugerencias que permitan adaptarlo a las necesidades de los usuarios.













2 CONDICIONES GENERALES.
Todos los documentos presentados se deberán elaborar en letra arial, tamaño número 12 con las siguientes medidas, papel tamaño carta y los márgenes son los siguientes: margen superior 4 cm, margen inferior 3 cm y margen izquierdo 3 cm.3 NOTIFICACIÓN PARA REUNIONES.
OBJETIVO:

PARA QUÉ.

Se utiliza cuando se tiene planeada una reunión ó evento de la institución y se requiere notificar de esta información a las personas que se desea invitar.

CUANDO SE UTILIZA

Cuando se va a realizar una reunión y se requiere notificar a los invitados sobre el evento.

PARA QUÉ SE UTILIZA:

Se necesita dejar constanciaescrita que las personas invitadas fueron informadas con anterioridad sobre el evento ó reunión

CÓMO SE UTILIZA

Haciendo lectura del oficio al invitado ó la persona que se va a invitar posteriormente la persona invitada deberá registrar su nombre, apellidos, cargo, firma, entidad ó punto de atención en el “FORMULARIO DE NOTIFICACIÓN PARA REUNIONES.”













FORMULARIOTEMA A TRATAR
FECHA
NOMBRES
APELLIDOS
CARGO
FIRMA
ENTIDAD Y / O PUNTO

























































4 ACTA
OBJETIVO

PARA QUE

Se utiliza para dejar evidencia de lo sucedido, temas tratados y acordados en una reunión o situación específica (comité o evento en general).

CUANDO SE UTILIZAN

Enreuniones y eventos donde por su importancia y requerimientos así lo ameriten.

POR QUE

En razón a que permite llevar un control y evidencia escrita de las actividades efectuadas en una reunión y de los acuerdos o compromisos adquiridos en la misma

COMO

Para elaborar un acta se diligencia cada uno de sus campos con la información correspondiente, a continuación se muestra el esquemageneral de un acta con sus componentes, es decir los campos a diligenciar.


4.1 INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO GENERALES PARA LAS ACTAS

NOMBRE DE LA REUNION

Corresponde al nombre del grupo que se reúne, se ubica centrada en mayúscula sostenida, a dos interlineas libres desde el borde superior.

LUGAR(PUNTO DE ATENCION Y / O ENTIDAD)

Hace referencia al lugar donde se desarrolla...