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MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS DE PROVEEDORES Y CLIENTES PARA SINACOFI


SANTIAGO, JUNIO DE 2009











OSVALDO MOLINA SALGADO
osvaldo.molina@vtr.net















RESUMEN EJECUTIVO

Sinacofi no tiene descrita la administración de contratos como parte de la descripción funcional de algún cargo, sin embargo hay bastantedocumentación respecto de flujos que deben seguir los documentos, hay un repertorio centralizado y también un seguimiento manual a la formalización de los contratos. Lo anterior tanto para Proveedores como para clientes.

Se plantea como problema, las dudas respecto de estar seguro de contar con contratos actualizados, que las obligaciones se cumplen, que los respaldos existen y que no se dejende gestionar hitos importantes asociados a cada cliente o proveedor. Al respecto, se revisaron algunas carpetas de distinto tipo, encontrando deficiencias en todas ellas.

El diagnóstico es que el problema no está en el diseño de los flujos sino en el cierre y en contar con un mecanismo de control. El proceso de generación de contratos se puede medir y gestionar, en el caso de proveedores por lavía del pago de facturas (que además involucra positivamente al proveedor) y en el caso de clientes por la vía del control de ingresos versus contratos y anexos firmados.

Los contratos, en el caso de proveedores, son un elemento de control que aseguran una discusión previa a la suscripción de algún compromiso o ejecución de un gasto. El proceso de discusión previa evita que se repitaniniciativas similares en distintas áreas de la compañía y permite aprovechar sinergias en los procesos de compra. Ideal sería contar con una fuerte posición negociadora, tema que la compañía deberá evaluar.

Asimismo, una vez autorizados los compromisos y suscrito el contrato, el flujo de pago de facturas puede ser mas simple pues los controles y autorizaciones pueden administrarse contra lasobligaciones autorizadas en los contratos y en el presupuesto.

La llave hacia el seguimiento del cumplimiento de proceso de generación de contratos está en los pagos de facturas, que controlados desde la Subgerencia de Finanzas serán restringidos en los casos en que el contrato no está en el repertorio en estado final.

En el caso de clientes, contar con los contratos, permite asegurar los ingresosmensuales. Los principales clientes de Sinacofi, han adoptado estructuras de administración centralizada que para lograr asentarse en tan grandes compañías optan por pagar facturas sólo si hay contratos, en particular en servicios recurrentes como los que presta Sinacofi.

Si bien esto no ha presentado problemas hasta hoy, puede serlo en el futuro y expone una falencia que la compañía no debieratener.

Se identificó como una importante fuente de demoras el proceso de firmas interno. Se propone que una adecuada formalización de un contrato marco de clientes, suscrito por los apoderados hoy vigentes y necesarios, permitiría suscribir anexos de incorporación de servicios a clientes sólo con firmas internas de la administración, como pueden ser Gerencia Comercial y Gerencia General.

Otrotema pendiente y necesario es la unificación de la nomenclatura de códigos de servicio existentes, ya sea por la vía de la creación de códigos únicos o por la vía de la creación de un traductor de códigos.

Lo anterior permitirá tener una llave para cruzar información de facturación versus contratos firmados, en un esquema similar a lo ya realizado pero de manera midiendo y controlando el avanceen la materia. Se propone también que se designen responsables de mejorar este avance, para lo que puede aprovecharse la especialización de los EGC por familias de servicios, o bien por cartera de clientes.

En ambos casos, clientes y proveedores, las políticas de calidad internas y certificaciones de auditoría requieren contar con todos los documentos en orden.

Los diagnósticos previos al...