Gestion

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
MOMENTO DE GESTION: Denominado también Pre archivo, el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo origino. Este a su vezcomprende los siguientes momentos: PLANEACION: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido;ELABORACION: Es la edición del documento; TRAMITACION: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento, el termino de la tramitación da paso a lavigencia.
Dentro del momento de gestión tenemos las siguientes funciones archivísticas: LA EDICION: es la fase de la elaboración del documento mediante la aplicación de la normalización (normalizaciónarchivística jurídica regula la gestión y todo el ciclo de los archivos) y la normalización (abarca la normatividad administrativa: regula el proceso comunicativo, informativo y archivístico y lanormatividad técnica: regula el que, el cómo, él cuando y el con que en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas) que requiera según el tipo documental; EL ACOPIO: o reunión de documentos,los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo; LA ORGANIZACIÓN: proceso archivístico orientado a la clasificación (se realiza mediante la utilización desecciones documentales luego se archivara en subsecciones según la clase y tipo documental), la ordenación ( Una vez separado el material en secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo al tipoque presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente) y la descripción (identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través deinstrumentos descriptivos tales como “listas de remisión”, “inventarios”, “guías” e “índices” de los documentos de una institución; LA PRESERVACION: prevenir el deterioro mediante las normas técnicas,...