Gestiona Antologia 2

Importancia del Orden y resguardo de la Documentación Escrita

Básicamente los archivos son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de hacer mención que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido para buscar información precisa acerca de productos, transaccionesy actos administrativos, determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones tomar decisiones rápidas que se necesiten para el funcionamiento de dichas entidades, responder a tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, a requerimientos de los ciudadanos. Generalmente este tipo de documentos son realizados en oficinas y sonde gran importancia en todas las empresas, por lo tanto es muy importarte mantenerlos archivados en orden y resguardarlos.
Una de las principales ventajas de mantener en orden este tipo de documentos, es que faciliten encontrarlos. Por lo general se ordena por fecha, apellidos o nombre de pila, dejando al principio el documento más reciente, sobre esa clasificación se subdividen pordepartamentos. Para que de esta manera sea aún más sencillo encontrar el documento que se requiere. Todos los archivos necesariamente deben poseer una copia en el expediente del trabajador involucrado y otra en el departamento interesado, esto es parte del resguardo y vuelve mas eficaz el control sobre los trabajadores y la empresa.


Tipos de Documentación Escrita



Equipo y Material para un Archivo
Unsistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite, como lo son:
-Carpetas.


-Carpetas Individuales.


-Carpetas Misceláneas.




-Guías.
.

-Rotulo.




Ciclo de Vida de un Documento

Sistema de gestión de Documentos
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponende una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos. Culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos.
La industria informática, por motivos de marketing o simplemente por el mal conocimiento del sector, ofrece comodocumentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar documentos administrativos, pero no para gestionar documentación científico-técnica.
Por otro lado, en los departamentos de informática de las empresas, es frecuente que el personal informático desconozca el hecho de que existen programas especialmente diseñados para ese tipo de documentos y normalmente, tienden a imponer aquellassoluciones que conocen bien, pero no proporcionan a los documentalistas las herramientas adecuada para su trabajo.
Reglas de Clasificación Alfabética

1. Cuál es la finalidad de las reglas de la clasificación alfabética.
2. Que significa el termino unidad.
3. A que nos referimos cuando hablamos del término alfabetizar.
4. Cuáles son los tres grandes grupos en que se dividen las reglas de clasificaciónalfabética.
5. De qué elementos se compone el nombre de una persona.
6. Que quiere decir el termino referencias
7. Cuando se recomienda utilizar la referencia
8. Que es un catálogo auxiliar.

1. Llevar un orden en la clasificación de documentos
2. Cada palabra que forma parte de un título iniciada, abreviatura y separada.
3. Acomodar por orden alfabético.
4. Nombre de personas, nombre decompañías, instituciones, sociedades y nombre de bancos.
5. Nombre de Pila y Apellidos
6. Cuando se da la opción de algún trabajo.
7. Cuando se tiene muchos documentos y se utiliza para identificarlos fácilmente.
8. Un catálogo auxiliar es una tarjeta en la cual se escribe el nombre de la persona que pide un documento prestado.
Sistema Alfabético

1. Que sucede si aparece un artículo como EL, LA, LOS...