Gestión de abastecimiento

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Proceso de Abastecimiento

Tabla de contenidos
Introducción ¿Qué es abastecimiento? Eficientes, eficaces y transparentes El Proceso de Abastecimiento Definición de requerimientos Selección del Mecanismo de Compra Llamado y Recepción de Ofertas Evaluación de las Ofertas Adjudicación y Formalización Ejecución del Contrato

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Introducción
En los últimos años elabastecimiento pasó de un papel secundario a uno más estratégico, debido a los avances de las tecnologías de la información, la globalización y los procesos de reforma y modernización del Estado. Las organizaciones han notado que las adquisiciones juegan un papel clave tanto en el cumplimiento de sus objetivos, como en la cantidad de recursos que se emplea para cumplirlos. Además, en el caso del sectorpúblico, la preocupación por la transparencia juega un rol fundamental en este cambio de visión. En esta guía se describirá de modo general el proceso de abastecimiento de organizaciones públicas y se presentarán algunos aspectos claves de una visión moderna del proceso, intentando mostrar ideas prácticas que permitan orientar el desarrollo de las actividades habituales de adquisiciones.

2¿Qué es abastecimiento?
El abastecimiento es una de las etapas de lo que suele llamarse Cadena de Suministro. En términos generales este concepto engloba los procesos de negocio, las personas, la organización, la tecnología y la infraestructura física que permite la transformación de materias primas en productos y servicios que son ofrecidos y distribuidos a los usuarios para satisfacer sudemanda. En particular, el abastecimiento puede ser entendido como el proceso realizado por una organización para conseguir aquellos bienes y servicios que requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros. Este concepto implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas actividades que se relacionan con la compra o contratación, desde la detección de necesidades hastala extinción de la vida útil del bien o servicio.

Eficientes, eficaces y transparentes
Los principios orientadores de los procesos de compra y contratación del sector público son:

Eficacia: entendida como la necesidad de que las compras permitan
satisfacer una necesidad efectiva, relacionada con los objetivos de la organización.

Eficiencia: en términos de utilizar de la mejor maneraposible los
recursos disponibles para satisfacer los requerimientos. Esto se traduce en dos aspectos; por un lado, cuidar que la relación entre la calidad de los productos y sus costos sea la adecuada y, por otro, que el proceso de compra sea realizado sin usar más recursos que los estrictamente necesarios.

Transparencia: como se trata de recursos públicos, es necesario
que los procesos decompras y contratación den garantías de transparencia a todos los actores implicados. Se trata de cuidar que la información se encuentre disponible para quien lo requiera, de manera de evitar situaciones poco claras, discriminatorias o que atenten contra la competencia.

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El Proceso de Abastecimiento
El abastecimiento no es una función exclusiva del departamento o la unidad de adquisiciones,sino un proceso consistente en múltiples actividades donde interactúan diversos actores, como otros departamentos, clientes internos y externos, proveedores, compradores, ciudadanos, etc.

Definición Selección del de mecanismo requerimientos de compra

Llamado y recepción de ofertas

Evaluación Adjudicación de y ofertas formalización

Ejecución y gestión del contrato

Tal como se muestraen la figura precedente, el proceso de abastecimiento puede ser dividido en seis

etapas, éstas son: Definición de requerimientos Selección del mecanismo de compra Llamado y recepción de ofertas Evaluación de las ofertas Adjudicación y formalización Ejecución y gestión del contrato

En las siguientes secciones se presentarán cada una de las etapas, haciendo énfasis en los factores claves o...