Gestión de Documentos y Administración de Archivos

Revista Códice Vol. 4 Nº 2: 43-50 / Julio - diciembre de 2008

Gestión de documentos y administración de
archivos

Antonia Heredia Herrera*

RESUMEN

DOCUMENT

AND ARCHIVE

MANAGEMENT
En el contexto archivístico la atención a los documentos de archivo y a los Archivos como custodios

ABSTRACT

de dichos documentos, exige una doble gestión a
partir de una clara distinciónsustentada en actua-

Attention to file documents and Archives as custo-

ciones, planificaciones y funciones propias que no

dians of these documents requires a two-folded ma-

impiden la interrelación y la coordinación entre

nagement starting from a clear distinction based on

ellas. Este texto trata de las dos gestiones, de sus di-

performances, planning and functions that allow theferencias y de su evolución.

interrelationship, and coordination between them.
This paper studies the two types of management,

Palabras clave: gestión documental, gestión de
Archivos,

vocabulario

archivístico,

archivísticas.

their differences and their evolution.

funciones
Key words: Document management, archives management, archival vocabulary, archival functions.

*Doctora en Historia de América, Co-directora de la Maestría “Gestión de documentos y administración de Archivos” en la Universidad Internacional
de Andalucía (España). Correo electrónico: aherediaherrera@telefonica.net
Fecha de recepción: 3 de marzo de 2008.
Fecha de aprobación: 28 de junio de 2008.

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Revista Códice Vol. 4 Nº 2 / Julio - diciembre de 2008

En torno al tema de esteartículo proliferan expre-

también hemos optado por “documento de archivo”

siones, volcadas incluso en textos normativos, como

y no “documento de Archivo” porque el documento

“gestión de documentos administrativos”, “gestión

que nos ocupa, entiendo, no es tal porque esté en un

de documentación”, “gestión de documentos y archi-

Archivo sino porque forma parte del archivo. Valgavos” “gestión archivística” que no hacen sino con-

lo comentado como aclaraciones terminológicas que

fundir y dar lugar a más de una pregunta: ¿documen-

quizá faciliten la comprensión de mi exposición.

tos administrativos y documentación son una misma
cosa?, ¿cuándo decimos archivos nos referimos a

Centrándonos en esa gestión de documentos o docu-

las instituciones o a suscontenidos documentales?,

mental y en esa administración de Archivos, será pre-

¿hay una gestión o son dos?

ciso seguir insistiendo sobre sus respectivos objetos
además de preguntarnos por los responsables de la

“Gestión de documentos y administración de Archi-

una y de la otra, sin descartar nunca las continuas in-

vos” es el título de la Maestría que para hispanoame-terrelaciones a partir de una permanente integración.

ricanos viene impartiéndose en la Universidad Internacional de Andalucía, en su sede de Santa María

No perdamos de vista que la integración -concepto

de la Rábida. No es un título elegido al azar. Quiere

abierto no excluyente, que es suma y determina la

decir lo que dice a partir de esas dos expresiones, a

multiplicación deresultados- exige de los elementos

partir de la grafía utilizada y a partir de la conjunción

integrantes un conocimiento nítido de cada uno de

“y” que testimonia la duplicidad. Se da por sentado

ellos, para a partir de lo que son y significan, conse-

que gestión y administración son términos sinóni-

guir la máxima rentabilidad en el curso de cualquier

mos y que lo que rompe la sinonimiason los objetos

proceso integrador que siempre está reñido con la

a que se aplica, documentos de archivo y Archivos,

confusión, la ambigüedad, la discrecionalidad.

o lo que es lo mismo: contenido documental de los
Archivos y Archivos como instituciones o custodios

Para Archivo, para documento de archivo no cabe la

específicos de los documentos de archivo. Tampoco

exclusiva...