Gestión de la documentación jurídica y empresarial. Unidad 5: Archivo, protección de datos y firma electrónica



ÍNDICE:
Página:

1. El archivo 2
2. La protección de la información 6
3. Adaptación de la empresa a la LOPD 19
4. La Agencia Española de Protección de Datos 21
5. Firma ycertificado electrónico 27
















1.El archivo
Es el conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución, etc., produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.
El archivo ha de ser tan sencillo de manejar que cualquier persona que necesite la información depositada en él pueda encontrarla rápidamente y de una forma simple.Funciones
-Almacenar la información recibida
-Conservar la información correctamente.
-Recuperar rápidamente y en el momento que se necesita.

Finalidades
-Ser el núcleo de la información y documentación de la organización, de modo que se pueda desarrollar el trabajo de la manera más eficaz posible.
-Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
-Ser una herramienta que facilite la perfectaconservación de los documentos.

Clases
-Archivos activos: Contienen la documentación más usada y que debe estar al alcance del trabajador prácticamente sin levantarse de su lugar de trabajo. (La carpeta Plantillas de documentos que tenemos en el escritorio del ordenador o el cajón-archivador de nuestra mesa de trabajo, donde guardamos las facturas recientes)
-Archivos semiactivos: Contienen lainformación no activa que utilizamos de manera circunstancial y que debe estar próxima al archivo activo. (La carpeta Documentos finalizados que está en el escritorio del ordenador o el archivador de la oficina de proyectos de ejercicios anteriores)

-Archivos pasivos: Contienen aquella información que no se utiliza casi nunca, ya sea porque son acciones pasadas o porque simplemente se guardan por unacuestión legal o de valor histórico. (El archivador donde se guardan las facturas y recibos de los últimos cinco ejercicios o la carpeta Memorias de ejercicios pasados)
-Archivos centralizados: Toda la documentación empresarial está concentrada en un único lugar, en el que se guardará y gestionará toda la documentación producida. El fin de este tipo de archivos es economizar espacio, equipamientosy empleados, y es muy útil en empresas pequeñas. (El archivador de clientes ubicado en la oficina de administración donde se encuentra guardada toda la documentación referente a los clientes de la empresacontratos, recibos, etc.)
-Archivos descentralizados: La documentación empresarial se encuentra repartida por los distintos departamentos de la empresa. Cada departamento guardará y gestionarátodos aquellos documentos que genere. El fin de este tipo de archivos es potenciar la independencia de los departamentos y ahorrar tiempo al reducir el número de peticiones y desplazamientos. (El archivador de nóminas del departamento de contabilidad)

Sistema de ordenación
Ordenar documentos es juntarlos de acuerdo con una norma o criterio conocido, que permitirá localizarlos fácilmente en unabúsqueda posterior.

Ordenación alfabética
El sistema alfabético de ordenación consiste en colocar las palabras elegidas siguiendo el orden que establece el alfabeto.

Ordenación numérica
El sistema numérico de ordenación consiste en archivar los documentos asignando a cada uno de ellos un número correlativo.

Ordenación alfanumérica
El sistema alfanumérico de ordenación consiste en archivardocumentos combinando letras y números. Este sistema de ordenación aúna las ordenaciones vistas en los apartados anteriores. A continuación, mostramos un ejemplo de su utilización.

Ordenación geográfica
En el sistema geográfico las empresas asocian los documentos según la situación geográfica, empezando por países, comunidades autónomas, provincias, localidades y, por último, domicilios. Y en el caso...