Gestión de la documentación

SOLUCIONARIO: ACTIVIDADES

1. ¿Por qué crees que es importante archivar los correos electrónicos? ¿Es imprescindible guardarlos todos? ¿Qué correos crees que se deberían guardar?
Una llamada telefónica para verificar la documentación recibida, ya sea para consultar una factura o un presupuesto.
2. ¿Es necesario conservar toda la documentación que llega a una empresa? ¿De cuál teparece que nos podremos librar?
Por supuesto que sí, a fin de cuentas los archivos digitales son una evolución de los manuales, pero de una manera más mecánica, rápida y eficiente.
3. Describe una acción particular que ayude a sustituir el archivo de algún documento.
Archivar los correos electrónicos es una labor importante porque estos documentos pueden contener información destacada, que debemospoder consultar con rapidez. Si siguen un procedimiento de ordenación será más sencilla y eficaz su localización.
No será necesario conservar todos los correos puesto que su información no siempre nos interesará. Seguiremos los criterios marcados por la empresa.
Deberemos guardar aquéllos e-mails que hagan referencias a: documentos, circulares, encuentros, solicitudes de presupuestos, facturas,currículos, etc. Toda aquella referencia al entorno empresarial.
4. ¿Crees que los procedimientos de archivo manual son aplicables al archivo digital? ¿De qué modo?
No es necesario guardar toda la documentación que llega a la empresa. Nos podremos deshacer de todas aquellas comunicaciones publicitarias o correspondencia ajena a la finalidad de la empresa.
5. Atendiendo a su frecuencia de uso,¿de qué tipo serían los archivos siguientes?
a) Trabajos terminados.
b) Facturas del ejercicio en curso.
c) Libros de contabilidad de años anteriores.
a) Archivos pasivos, aunque según la naturaleza de la organización podrían ser semiactivos.
b) Archivos activos.
c) Archivos semiactivos.
6. Supongamos que trabajas en una empresa comercial que divide su actividad por áreas geográficas. Elarchivo de incidencias de la zona Noroeste, ¿debería ser centralizado o descentralizado? ¿Por qué? ¿Sería un archivo activo, semiactivo o pasivo?
Debería ser centralizado, ya que su información puede ser útil y utilizada por departamentos adjuntos. Sería un archivo activo.
7. Determina el sistema de ordenación más útil para cada uno de los documentos siguientes y razona tu respuesta:
a) Unasfacturas de teléfono, correspondientes a cinco meses.
b) Unos correos electrónicos de clientes solicitando información.
c) Unas plantillas de cartas realizadas en formato Word.
d) Unos presupuestos de clientes particulares y empresas.
e) Unas tablas de resultados de los últimos cuatro ejercicios realizadas en formato Excel.
f) Unas cartas particulares de clientes.
g) Un archivo dedatos comerciales de las distintas divisiones de la empresa.
h) Unos talones cobrados.
i) Unas facturas electrónicas de la compañía eléctrica.
j) 100 encuestas personales realizadas en la calle para sondear el mercado.
k) Un listado de páginas Web interesantes por tratarse de competidores potenciales a nivel mundial.

a) Ordenación cronológica con la factura más reciente la primera.
b)Ordenación alfabética, o la combinación de cronológica y alfabética.
c) Ordenación alfabética.
d) Ordenación alfabética (por cliente o empresa), o combinación alfanumérica (asignando número a cada empresa o presupuesto).
e) Ordenación cronológica.
f) Ordenación alfabética.
g) Ordenación numérica o alfanumérica.
h) Ordenación alfanumérica, o cualquier combinación debidamente justificada.
i)Ordenación cronológica, o numérica.
j) Ordenación alfanumérica, combinando el criterio de ordenación con una clasificación de los resultados obtenidos.
k) Ordenación alfabética.
8. Trabajas en un despacho de arquitectura con varios proyectos de construcción, varios clientes, promotores, proveedores, documentación, etc. Continuamente llegan a la oficina cartas y correo electrónico. Tu labor como...