Gestión De La Información

Capítulo I
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN

La gestión de información se rige fundamentalmente por dos principios: la teoría de sistemas y la teoría del ciclo de vida. Un sistema es un conjunto de componentes que interactúan entidades o procesos que se identifica como una unidad dentro del sistema. Una entidad puede ser una persona, ungrupo, una institución u objeto y un proceso es un conjunto de tareas relacionadas en forma lógica, que se desarrollan para obtener un resultado específico. Todo sistema se rige también por el principio de relatividad que define que todo sistema es un subsistema de otro y que a su vez, todo subsistema es un sistema al que se le subordinan otros subsistemas. Un subsistema es, de hecho, un componentede alto nivel que puede ser analizado en componentes de menor nivel. Los componentes de un sistema pueden vincularse de diversas formas y a cada interrelación particular de componentes se le denomina configuración.
Sistema B
entrada entrada

Sistema A

salida

salida

entrada

Figura 1. Relación entre sistemas

Sistema C

GLORIA PONJUÁN DANTE

Todo lo que está fuera del sistemaes su ambiente. Entre un sistema y su ambiente existe una frontera. La definición más general de entrada al sistema es una parte del ambiente que afecta al sistema y la salida del sistema es cualquier efecto del sistema en su ambiente por lo que puede hacerse una distinción entre entradas y salidas deseadas o diseñadas y aquellas no deseadas o no diseñadas. Todo sistema tiene un objetivo, unamisión y se diseña para cumplir con esa salida deseada por lo que su función es proveer ésta. Un sistema de información está integrado por un conjunto de componentes que almacenan, procesan y distribuyen información. Cuando mencionamos la gestión de información nos referimos a la gestión que se desarrolla en un sistema de información (si se trata de que el sistema tenga como propósito obtenersalidas informacionales). Puede tratarse, en función de lo antes explicado, del subsistema de información de una organización. A modo de ejemplo, se puede tomar una organización de cualquier sector económico. Si se trata de una industria, podría identificarse su sistema de producción, su sistema administrativo, su sistema tecnológico, entre otros. Cada uno de estos sistemas son subsistemas de estaindustria. Dentro de cada uno de ellos puede existir un subsistema que constituye el sistema de información de la industria, como se refleja en la Figura 2.

INDUSTRIA
sistema administrativo información sistema tecnológico información sistema de producción información

sistema de información
Figura 2. Ejemplo de sistema de información

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GESTIÓN DE INFORMACIÓN: DIMENSIONES EIMPLEMENTACIÓN PARA EL ÉXITO ORGANIZACIONAL

Un elemento vital es el ambiente. El sistema se nutre del ambiente y tributa al ambiente, por lo que responde a las exigencias del mismo. Los sistemas de información deben tener sólidos vínculos con el ambiente, pues en él van a encontrarse elementos vitales para asegurar la existencia de la organización y sus factores críticos para el éxito. El «ciclo de vida»evidencia el tránsito dialéctico de un estado a otro en una actividad. Existen diferentes teorías con relación al ciclo de vida y muchas veces se tornan algo escurridizas si quien las valora no se sostiene firmemente en el punto que sea objeto de análisis. A modo de ejemplo, no puede confundirse el ciclo de vida de la información con el ciclo de vida del documento. Ambos tienen relación y en algúnmomento se vinculan estrechamente, pero no son idénticos. Se podría estar ante la etapa final del ciclo de vida de un documento pero no necesariamente de su información. De hecho, a la inversa, muchos documentos se mantienen «vivos», y contienen información obsoleta, o sea, que ya han vencido su ciclo de vida. Obsérvese que en todos los casos en este capítulo se refiere el ciclo de vida de la...