Gestión documental, de información y del conocimiento puntos de contacto y diferencias

Ciencias de la Información Vol. 34, No. 3, diciembre, 2003

Gestión documental, de información y
del conocimiento... puntos de
contacto y diferencias

Gloria Ponjuán Dante

“El proceso informacional no implica tanto el uso de herramientas como el dominio de
técnicas y el cambio de actitudes hacia la información por parte de los usuarios y las
organizaciones, lo que equivale a decir queel problema de la información en nuestros
países no es uno de informática”
Iraset Páez Urdaneta, 1991

Introducción
En la medida en que ocurre un tránsito hacia una
nueva era, se intenta llamar la atención en aspectos
de vital importancia que por su novedad, aún no
son de un amplio dominio. Muchas veces
determinadas teorías o enfoques emergentes, no
necesariamente conllevan a unasustitución de otras.
Son aspectos nuevos que pueden coexistir o no
con enfoques anteriores.
En ocasiones, ante el surgimiento de un nuevo
enfoque se maneja un conjunto de aspectos, sin
realzar determinados puntos de contacto con otros
que coexisten. La aplicación de cualquier teoría,
técnica o enfoque debe partir de un estudio
detallado del contexto en el que debe aplicarse,
conociendo suspuntos de contacto y diferencias,
para no provocar distorsiones en el sistema.

Los documentos y su gestión
Según Mijailov, Chernii y Guiliarevskii por
documento se entiende “cualquier objeto material
que registra o fija algún conocimiento y puede ser
incluido en una recopilación. En su acepción más
amplia, conviene no solo a las inscripciones,

manuscritos y ediciones impresas sino tambiéna
las obras de arte, monedas y piezas de museo [1, p. 79]”.
Teniendo en cuenta esta definición, y teniendo como
premisa que la gestión es un proceso mediante el
cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad de
recursos básicos para apoyar los objetivos de la
organización, podemos entonces afirmar que la
gestión documental es el proceso mediante el cual
las organizaciones de cualquieríndole, desarrollan
diferentes funciones y procedimientos para optimizar
el tratamiento de documentos de cualquier índole.
Otras definiciones son las de Cruz Mundet, “la
gestión de documentos es el conjunto de tareas y
procedimientos orientados a lograr una mayor
eficacia y economía en la explotación de los
documentos por parte de las administraciones [2,
p. 28]” o la de Diamond, que expresa“En realidad la
gestión de documentos se refiere al control de los
mismos desde su creación hasta su destrucción [3,
p. 2].” Esta definición de Diamond se basa en la
importancia que genera el manejo de su ciclo de
vida tal como expresa en la siguiente cita: “los
documentos atraviesan por un ciclo de vida de cuatro

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etapas. En primerlugar, está la creación (…) a
continuación está el período de uso activo, que
puede abarcar desde unos pocos días hasta varios
años. Durante este período los usuarios utilizan con
frecuencia el documento y necesitan acceso rápido
al mismo. En consecuencia, el documento se
mantiene en el área de la oficina (…). La tercera etapa
(…) es aquella en que el documento está inactivo y
almacenado.Durante este período, el documento es
conservado, por razones de carácter legal, o debido
a necesidades de referencia poco frecuente de los
usuarios (…). La etapa final del ciclo es la
destrucción, que se produce cuando la organización
ya no necesita el documento, y no existe ninguna
razón legal para su conservación (…). Más adelante
aclara, “Una interpretación errónea frecuente es
aquella quelimita la gestión de los documentos a
las dos últimas etapas del ciclo de vida [3, p. 2].”
La propia Diamond señala que la gestión de
documentos es una disciplina de amplio espectro
compuesta de las siguientes áreas:
•

Retención de registros.

•

Almacenaje de registros inactivos.

•

Protección de los registros vitales.

•

Creación e implementación de sistemas de...