Gestión Documental Enfocada En Procesos
Páginas: 77 (19076 palabras)
Publicado: 18 de julio de 2012
GESTIÓN DOCUMENTAL ENFOCADA A PROCESOS - Orientaciones metodológicas
Gustavo Petro Urrego Alcalde Mayor de Bogotá D.C.
Eduardo Noriega de la Hoz Secretario General Germán Yances Peña Director Archivo de Bogotá (e) Ana Margoth Guerrero de Otero Subdirectora Sistema Distrital de Archivos Luis Enrique Rodríguez Baquero Luis Fernando Sierra Escobar Autores Sandra Patricia Fonseca ZárateMauricio Andrés Galarza Pinzón Rosa Margarita Cala Rueda Ángela Ovalle Bautista Libardo Salas Guaca Lectores Gustavo Adolfo Ramírez Ariza Revisión de textos Juan Sebastián Guerrero Otero Diagramación y armada electrónica Mónica Liliana Reyes Duarte Diseño de portada
Hno. Carlos Gómez Restrepo Rector Universidad de La Salle
Ruth Helena Vallejo Sierra Editora académica y Directora Programa Sistemas deInformación y Documentación de la Universidad de la Salle
Subdirección Imprenta Distrital - D.D.D.I Impresión ISBN: 978-958-717-130-3 Primera edición 300 ejemplares Impreso en Bogotá - Colombia © Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. © Universidad de La Salle 2012
La investigación objeto de esta publicación fue realizada en desarrollo del Convenio de cooperación No.2215100-742-2009 firmado por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., - Dirección Archivo de Bogotá y la Universidad de La Salle, en cabeza de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales y el Programa Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN PRESENTACIÓN 1. PREGUNTAS Y RESPUESTAS SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ENFOCADA A PROCESOS 1.11.2 1.3 1.4 1.5 ¿Hasta dónde llega la gestión de documentos tradicional? ¿Dónde inicia la gestión de documentos enfocada a procesos? ¿Qué es el sistema integrado de gestión? ¿Qué son las tablas de retención enfocadas a procesos? ¿Cómo se efectúa la valoración documenta en la gestión documental enfocada a procesos?
9 13 17 21 24 27 29 30
2. APROXIMACIÓN CONCEPTUAL A LA GESTIÓN DE DOCUMENTOSEN EL DISTRITO CAPITAL 2.1 El Programa de Gestión de Documentos del Archivo General de la Nación de Colombia 2.2 El Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos de la Dirección Archivo de Bogotá. 2.3 ISO 15489-1:2001 Information and documentation – Records management 3. ORIENTACIONES METODOLÓGICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NTC-ISO 15489-1 2010 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8Investigación preliminar Análisis de las actividades de la organización Identificación de los requerimientos Evaluación de los sistemas existentes Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos Diseño de un sistema de gestión de documentos Implementación de un sistema de gestión de documentos Revisión posterior a la implementación
33 36 40 42 47 50 50 50 50 51 51 51 51
4. GESTIÓNDOCUMENTAL, GESTIÓN DE CALIDAD Y VALORACIÓN DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO DE BOGOTÁ 2000 - 2011 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 Una breve historia La visión sistémica de la administración pública y la función archivística Patrimonio documental Valoración documental Alcance de la valoración documental Dimensión práctica del proceso de valoración documental Valoración primaria Valoración secundaria Gestióndocumental y documentos patrimoniales, dos momentos de un mismo proceso
53 55 57 58 58 59 61 62 65 67
BIBLIOGRAFÍA ANEXOS Anexo A – Decreto 514 de 2006 (Facsimilar) Anexo B – Listado general de guías para la gestión normalizada de los documentos generados en los procesos trasversales y misionales de sector Anexo C – Listado general de guías para la gestión normalizada de los documentosgenerados en los procesos misionales
69 75 77 87 89
INTRODUCCIÓN
El presente documento es producto del proyecto de investigación “Diseño de una metodología para la gestión documental enfocada a procesos”, enmarcado en el convenio de cooperación No. 2215100742-2009 suscrito entre la Alcaldía Mayor de Bogotá y la universidad de La Salle, y cuyo resultado es una primera aproximación a los...
Gustavo Petro Urrego Alcalde Mayor de Bogotá D.C.
Eduardo Noriega de la Hoz Secretario General Germán Yances Peña Director Archivo de Bogotá (e) Ana Margoth Guerrero de Otero Subdirectora Sistema Distrital de Archivos Luis Enrique Rodríguez Baquero Luis Fernando Sierra Escobar Autores Sandra Patricia Fonseca ZárateMauricio Andrés Galarza Pinzón Rosa Margarita Cala Rueda Ángela Ovalle Bautista Libardo Salas Guaca Lectores Gustavo Adolfo Ramírez Ariza Revisión de textos Juan Sebastián Guerrero Otero Diagramación y armada electrónica Mónica Liliana Reyes Duarte Diseño de portada
Hno. Carlos Gómez Restrepo Rector Universidad de La Salle
Ruth Helena Vallejo Sierra Editora académica y Directora Programa Sistemas deInformación y Documentación de la Universidad de la Salle
Subdirección Imprenta Distrital - D.D.D.I Impresión ISBN: 978-958-717-130-3 Primera edición 300 ejemplares Impreso en Bogotá - Colombia © Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. © Universidad de La Salle 2012
La investigación objeto de esta publicación fue realizada en desarrollo del Convenio de cooperación No.2215100-742-2009 firmado por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., - Dirección Archivo de Bogotá y la Universidad de La Salle, en cabeza de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales y el Programa Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN PRESENTACIÓN 1. PREGUNTAS Y RESPUESTAS SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ENFOCADA A PROCESOS 1.11.2 1.3 1.4 1.5 ¿Hasta dónde llega la gestión de documentos tradicional? ¿Dónde inicia la gestión de documentos enfocada a procesos? ¿Qué es el sistema integrado de gestión? ¿Qué son las tablas de retención enfocadas a procesos? ¿Cómo se efectúa la valoración documenta en la gestión documental enfocada a procesos?
9 13 17 21 24 27 29 30
2. APROXIMACIÓN CONCEPTUAL A LA GESTIÓN DE DOCUMENTOSEN EL DISTRITO CAPITAL 2.1 El Programa de Gestión de Documentos del Archivo General de la Nación de Colombia 2.2 El Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos de la Dirección Archivo de Bogotá. 2.3 ISO 15489-1:2001 Information and documentation – Records management 3. ORIENTACIONES METODOLÓGICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NTC-ISO 15489-1 2010 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8Investigación preliminar Análisis de las actividades de la organización Identificación de los requerimientos Evaluación de los sistemas existentes Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos Diseño de un sistema de gestión de documentos Implementación de un sistema de gestión de documentos Revisión posterior a la implementación
33 36 40 42 47 50 50 50 50 51 51 51 51
4. GESTIÓNDOCUMENTAL, GESTIÓN DE CALIDAD Y VALORACIÓN DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO DE BOGOTÁ 2000 - 2011 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 Una breve historia La visión sistémica de la administración pública y la función archivística Patrimonio documental Valoración documental Alcance de la valoración documental Dimensión práctica del proceso de valoración documental Valoración primaria Valoración secundaria Gestióndocumental y documentos patrimoniales, dos momentos de un mismo proceso
53 55 57 58 58 59 61 62 65 67
BIBLIOGRAFÍA ANEXOS Anexo A – Decreto 514 de 2006 (Facsimilar) Anexo B – Listado general de guías para la gestión normalizada de los documentos generados en los procesos trasversales y misionales de sector Anexo C – Listado general de guías para la gestión normalizada de los documentosgenerados en los procesos misionales
69 75 77 87 89
INTRODUCCIÓN
El presente documento es producto del proyecto de investigación “Diseño de una metodología para la gestión documental enfocada a procesos”, enmarcado en el convenio de cooperación No. 2215100742-2009 suscrito entre la Alcaldía Mayor de Bogotá y la universidad de La Salle, y cuyo resultado es una primera aproximación a los...
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