Gestión Documental





TITULO DEL TRABAJO

Conceptos Documentales















NOMBRE COMPLETO

(Cristhian Camilo Villegas Bernal)
















CENTRO DE TECNOLOGÍAS AGROINDUSTRIAL.
PORTAFOLIO DOCUMENTAL
CARTAGO (VALLE)
2014





TITULO DEL TRABAJO

Conceptos Documentales








NOMBRE COMPLETO
(Cristhian Camilo Villegas Bernal)



Trabajo dedocumental realizado para Portafolio de Evidencias




Presentado a:
Instructora Adriana Guzmán Buitrago






CENTRO DE TECNOLOGÍAS AGROINDUSTRIAL.
PORTAFOLIO DOCUMENTAL
CARTAGO (VALLE)
2014











CONCEPTOS DOCUMENTALES

1. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, cumulados en un proceso natural por una persona oentidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

ARCHIVO PUBLICO: Conjuntode documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de losdocumentos en su ciclo vital. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividadesadministrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural

2. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene lainformación, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

3. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (P.G.D.)
El PGD es un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo: la implementación y elmejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual y es aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y esta armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional, dandoalcance la cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia.

4. TIPOS DE DOCUMENTOS
Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilme, etc.) y con los caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.
ACTIVIDADES PERSONALES DIARIO: Documentodonde se registran eventos en orden cronológico.

MEMORIA: Es una facultad de reproducir en la conciencia ideas o impresiones pasadas; disertación científica.

DISCUROS: Es un mensaje, se trata del acto verbal y oral de dirigirse a un público, con el objeto de comunicar o exponer algo; discurrir sobre un asunto.

ENSAYO: Escrito generalmente breve, en el que se expone, analiza y comenta un...