Gestión Documental

FONFO DOCUMENTAL DE ATENTO

Bogotá, 05 de agosto de 2011.

Elaborado por: Anngie Katerine Roldan Ruiz

La empresa Atento es una empresa de telecomunicaciones en Colombia hace once años, a continuación les presentare como se ha creado el archivo y la clase de fondos documentales que se han tenido y por medio de que procesos se ha logrado su transformación para un mejor servicio a losclientes internos y externos de la entidad.

CREACION DEL ARCHIVO DE LA ENTIDAD

La empresa está en Colombia hace once años nunca se avían manejado los procesos de gestión documental, en julio del año 2010 se implementaron tres espacios para este, ya que no era posible encontrar información y se tenían inconvenientes con los empleados ya que en este se manejan las historias

laborales y lainformación la mayoría de veces se perdía o la documentación se encontraba deteriorada, se presentaban demasiadas demandas contra la entidad y no podían dar fe de lo que decían por que no tenían soportes de para demostrar lo contrario a lo que decía el demandante y gracias a eso han pagado demasiadas multas por que a pesar del esfuerzo que se ha hecho para recuperar la información los espacios soninsuficientes y la empresa no quiere implementar un plan completo de gestión documental así mismo no nos dan los implementos necesarios para realizar las labores correspondientes.

Lo peor del caso es que Atento se divide en dos empresas que son Atento Colombia y Atento Teleservicios, y la documentación de las dos empresas están en un solo archivo y las empresas el parecer el próximo año se van aseparar.

SIGNIFICADO DE FONDOS

Fondo Abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.
Fondo Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones oactividades.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban

FONDO DE LA EMPRESA

Fondo acumulado: En este están los documentos aproximadamente desde el año 2006 al 2009, se pueden encontrar muy pocos documentos del 2000 al 2006 ya que estos seperdían, están deteriorados o los eliminaban. Como bien sabemos este fondo no tiene ninguna organización archivística y cada que se necesita un documento de las fechas mencionada hay que ir a revolcar aquel lugar mirar todo y muchas veces se pierde un día completo buscando un documento que no se encuentra son muy pocas las veces que se logra encontrar la información requerida.

SIGNIFICADO DEARCHIVO

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha, forma y soporte material, acumuladas en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entendercomo la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

SIGNIFICADO DE LAS DOS CLASES DE ARCHIVO MAS IMPORTANTES EN LA EMPRESA

Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina ycontrola en funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos de los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es contante.

ARCHIVOS DE LA EMPRESA

Archivo de Gestión: Más conocido como el Archivo Activo, en este se manejan las Historias Laborales de las personas que trabajan actualmente en la empresa, estas están ubicadas en estantería especial,...