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GESTIÓN DE COMPRAS

 
La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de utilidad.
La actividad de compras:
Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa.
Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precioy entrega de los productos y servicios.
3.1 Conceptos y objetivos básicos de la función de compras                
 
La gestión de compras inicia con el conocimiento claro de la cultura corporativa de la empresa compradora, definida en la misión, visión y valores.
Lo anterior, atendiendo al fin concreto de la gestión de compras consistente en cubrir las necesidades de la empresa con elementosexteriores a la misma, “maximizando el valor del dinero invertido” (criterio económico), pero este objetivo de corto plazo debe ser compatible con la contribución de compras en “armonía” con el resto de los Departamentos, bien sea coyunturales (mejora de las utilidades) o estratégicos (mejora de la posición competitiva). Para ello debe:

Disminuir el costo total que representan las comprasReducir los costos operacionales en Compras
Disminuir los costos relacionados con las existencias
 
Qué se espera de la función de compras en las distintas áreas de la empresa?
Para el área de producción lo fundamental es la disponibilidad, los materiales tienen que estar cuando se necesitan, para no complicar el proceso de fabricación.
El departamento de ingeniería, que ha definidolas especificaciones de los productos o materiales, se preocupa por que se cumplan las condiciones para realizar la función encomendada.
Al Jefe de Producción, como último responsable de la rentabilidad del producto final, le van a preocupar los precios y los niveles de calidad de los materiales, porque serán decisivos para el éxito del producto terminado.
El director financiero, como responsable delpresupuesto de tesorería, va a controlar especialmente las existencias y las compras fuera de las normas habituales (contado, anticipadas, etc.).
Finalmente, el Departamento de Compras, como responsable de los aprovisionamientos de la compañía, procura minimizar las ocasiones de conflicto con otras áreas, su preocupación primordial es el estricto cumplimiento de las entregas y, la negociaciónde precios uno sus objetivos tradicionales.
Dado que cada área tiene una visión parcial, se hace necesaria una labor de coordinación y dirección, para que todas las decisiones parciales que se tomen conduzcan a la empresa a conseguir sus objetivos.
 
Funciones del personal de compras:
(Fuente: Servicio de empleo del SENA)
Del jefe de compras:
> Desarrollar políticas y procedimientos de adquisición ycontrolar el presupuesto del departamento.
> Evaluar costo y calidad de productos o servicios.
> Identificar proveedores de materiales, equipos y suministros.
>Negociar y vigilar contratos de compra de equipos, productos y materiales.
> Participar en la determinación de especificaciones de equipos, productos y materiales.
> Participar en la selección y entrenamiento del personal.
> Planear,organizar, dirigir y controlar las actividades de compras de una empresa.
 Del asistente de compras:
> Comprar materiales y equipo general o especializado, bienes y servicios para uso de la empresa o futuro procesamiento.
> Establecer términos y condiciones, contratar y asesorar sobre la adjudicación.
> Invitar a proponentes, consultar con proveedores y revisar cotizaciones.
> Negociar conproveedores lo relacionado con precios y condiciones de crédito.
> Valorar los requerimientos de la empresa y desarrollar especificaciones de equipos, materiales y suministros para ser comprados.
> Ayudar a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa.
> Desarrollar, evaluar y determinar el mejor proveedor, precio y entrega de los productos y servicios.
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