GETION DE DOCUMENTAL
Páginas: 5 (1058 palabras)
Publicado: 8 de julio de 2013
GESTIÓN DOCUMENTAL ASAMBLEA CONSTITUYENTE
UNIDAD DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
PROCESO DE CLASIFICACIÓN DE PROPUESTAS CIUDADANAS
El proceso de clasificación, es mediante el cual las propuestas ciudadanas pasarán un filtro necesario para que los Asambleístas cuenten con insumos relevantes el momento de iniciar las discusiones.
Las entradas de este proceso, son de dos tipo: Lasentradas off-line son aquellas que llegan por medio físico. Las constituyen las conclusiones de Asambleas Ciudadanas, Propuestas Individuales e Institucionales que por cualquier medio físico se haga llegar a la Asamblea. Se considerarán medios válidos para receptar propuestas: Documentos Impresos, CDs, Diskettes, etc. Los documentos impresos deberán pasar por un proceso de digitalización.
El otrotipo de entrada son las del tipo on-line, es decir aquellas que utilizando el sitio web, llegan directamente al sistema documental en formato digital.
Estos dos tipos de entradas deberán someterse a un proceso de clasificación y filtrado manual. Esta responsabilidad la tendrá el clasificador o equipo de clasificación. El mismo que producirá documentos en dos estados: Los aprobados, aquellos quepor su contenido, relevancia y pertinencia se constituyan en aportes importantes para los Asambleístas, y por otra parte los documentos rechazados, aquellos que no cumplan esta condición. De cualquier modo ninguna de las propuestas será eliminada.
A contiunación se lista más a detalle el flujo de Información de los documentos de las Propuestas Ciudadanas, hasta su ruteo a la(s) mesa(s)apropiada(s), en el Sistema de Gestión Documental de la Asamblea Nacional Constituyente.
Para acceder al Sistema de Gestión Documental, puede hacerlo de dos formas:
a) A través del Portal de la Asamblea Nacional Constituyente:
a.1) Acceda al Portal por medio del siguiente enlace:
http://www.asambleaconstituyente.gov.ec/inicio/
a.2) Luego haga clic en el enlace “Gestión Documental”b) Directamente a través del enlace:
http://documental.asambleaconstituyente.gov.ec/
El Flujo de direccionamiento y ruteo de los flujos de trabajo, funciona de la siguiente manera.
1. Ingreso de los documentos al Sistema
Los documentos pueden ingresar manual o automáticamente al sistema. Lo hacen por medio del punto de entrada en la carpeta “FTP / Entrada”
a) On-line: La páginaweb, automáticamente copia los documentos de las propuestas ciudadanas en fólder arriba indicado.
b) Off-line: En dicho fólder, un usuario administrador o el usuario de Participación Social, puede subir documentos a dicha carpeta. Pueden ser documentos digitales (.doc, .xls, etc) o documentos físicos que se hayan escaneado y digitalizado (en formato .pdf de preferencia).
Esto debería hacersecon ftp://documental.asambleaconstituyente.gov.ec
2.- Registro de nuevas Propuestas Ciudadanas
Apenas se copien los documentos en la carpeta “FTP/Entrada”, automáticamente éstos se Mueven de dicha carpeta a la de “Secretaría General/Registro de Propuestas Ciudadanas”.
Esto con el objetivo de que el Secretario General se entere de los documentos nuevos y Registre su ingreso. Estatarea la realiza haciendo clic en el icono “Más acciones” del documento deseado, tras lo cuál aparece un menú en el que se deberá escoger la opción de “Registrado”, tal como se muestra en la siguiente imagen:
3.- Filtrado de Propuestas Ciudadanas
Inmediatamente después de que los documentos son movidos a la carpeta de “5. Secretaría General/Registro de Propuestas Ciudadanas”,automáticamente se realiza una Copia de los mismos en el fólder “1. Propuestas Ciudadanas”.
En éste punto, el usuario de Participación Social, puede tomar dos acciones:
a) Archivar la propuesta
Si la propuesta ciudadana no procede, debido a que su contenido esté fuera de contexto con los temas a discutir por la Asamblea, estos son Archivados y no serán ruteados a ninguna de las Mesas de discusión....
UNIDAD DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
PROCESO DE CLASIFICACIÓN DE PROPUESTAS CIUDADANAS
El proceso de clasificación, es mediante el cual las propuestas ciudadanas pasarán un filtro necesario para que los Asambleístas cuenten con insumos relevantes el momento de iniciar las discusiones.
Las entradas de este proceso, son de dos tipo: Lasentradas off-line son aquellas que llegan por medio físico. Las constituyen las conclusiones de Asambleas Ciudadanas, Propuestas Individuales e Institucionales que por cualquier medio físico se haga llegar a la Asamblea. Se considerarán medios válidos para receptar propuestas: Documentos Impresos, CDs, Diskettes, etc. Los documentos impresos deberán pasar por un proceso de digitalización.
El otrotipo de entrada son las del tipo on-line, es decir aquellas que utilizando el sitio web, llegan directamente al sistema documental en formato digital.
Estos dos tipos de entradas deberán someterse a un proceso de clasificación y filtrado manual. Esta responsabilidad la tendrá el clasificador o equipo de clasificación. El mismo que producirá documentos en dos estados: Los aprobados, aquellos quepor su contenido, relevancia y pertinencia se constituyan en aportes importantes para los Asambleístas, y por otra parte los documentos rechazados, aquellos que no cumplan esta condición. De cualquier modo ninguna de las propuestas será eliminada.
A contiunación se lista más a detalle el flujo de Información de los documentos de las Propuestas Ciudadanas, hasta su ruteo a la(s) mesa(s)apropiada(s), en el Sistema de Gestión Documental de la Asamblea Nacional Constituyente.
Para acceder al Sistema de Gestión Documental, puede hacerlo de dos formas:
a) A través del Portal de la Asamblea Nacional Constituyente:
a.1) Acceda al Portal por medio del siguiente enlace:
http://www.asambleaconstituyente.gov.ec/inicio/
a.2) Luego haga clic en el enlace “Gestión Documental”b) Directamente a través del enlace:
http://documental.asambleaconstituyente.gov.ec/
El Flujo de direccionamiento y ruteo de los flujos de trabajo, funciona de la siguiente manera.
1. Ingreso de los documentos al Sistema
Los documentos pueden ingresar manual o automáticamente al sistema. Lo hacen por medio del punto de entrada en la carpeta “FTP / Entrada”
a) On-line: La páginaweb, automáticamente copia los documentos de las propuestas ciudadanas en fólder arriba indicado.
b) Off-line: En dicho fólder, un usuario administrador o el usuario de Participación Social, puede subir documentos a dicha carpeta. Pueden ser documentos digitales (.doc, .xls, etc) o documentos físicos que se hayan escaneado y digitalizado (en formato .pdf de preferencia).
Esto debería hacersecon ftp://documental.asambleaconstituyente.gov.ec
2.- Registro de nuevas Propuestas Ciudadanas
Apenas se copien los documentos en la carpeta “FTP/Entrada”, automáticamente éstos se Mueven de dicha carpeta a la de “Secretaría General/Registro de Propuestas Ciudadanas”.
Esto con el objetivo de que el Secretario General se entere de los documentos nuevos y Registre su ingreso. Estatarea la realiza haciendo clic en el icono “Más acciones” del documento deseado, tras lo cuál aparece un menú en el que se deberá escoger la opción de “Registrado”, tal como se muestra en la siguiente imagen:
3.- Filtrado de Propuestas Ciudadanas
Inmediatamente después de que los documentos son movidos a la carpeta de “5. Secretaría General/Registro de Propuestas Ciudadanas”,automáticamente se realiza una Copia de los mismos en el fólder “1. Propuestas Ciudadanas”.
En éste punto, el usuario de Participación Social, puede tomar dos acciones:
a) Archivar la propuesta
Si la propuesta ciudadana no procede, debido a que su contenido esté fuera de contexto con los temas a discutir por la Asamblea, estos son Archivados y no serán ruteados a ninguna de las Mesas de discusión....
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