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DOCUMENTO DE APOYO PROFUNDIZACION UNID 3
Gestión Operativo-Administrativa
Como ya lo hemos revisado, la gestión operativo-administrativa comprende tres
elementos fundamentales del Sistema Integral del Suministro como son la
adquisición,
el
almacenamiento
y
la
distribución.
La articulación armónica de ellos garantiza la operativización del sistema desde
la compra de aquellos insumosesenciales para cubrir las principales dolencias
de una región hasta su almacenamiento técnico y su entrega al usuario final
con las características de calidad que permitan al usuario o a la comunidad la
recuperación y mantenimiento de su salud
Adquisición de Medicamentos y Dispositivos Médicos
La adquisición o compra de insumos la podemos definir como el proceso del
Sistema integral delsuministro que tiene por objetivo proveer a un servicio de
salud de todos los insumos requeridos para prestar un servicio de atención en
salud, con la cantidad necesaria, en el momento requerido, a un precio
razonable y con la calidad asegururada.
Este proceso comprende tres grandes momentos: la planeación, la ejecución y
la evaluación de la compra.
La planeación a su vez comprende:




Ladefinición de las políticas de compra
La estimación de las necesidades de compra y la
Elaboración del presupuesto de compra

La ejecución de la compra comprende:



La realización del Comité de Compras y
La elaboración de la orden de compra

La evaluación de la compra:
Es una actividad fundamental dentro del proceso de adquisición, la cual permite
identificar las debilidades yfortalezas en el desarrollo del proceso y realizar los
ajustes pertinentes.
Para el desarrollo de esta etapa, se debe contar con indicadores que permiten
evaluar el grado de cumplimiento del proceso y las metas propuestas. Algunos
de estos indicadores son: porentaje de insumos agotados, demanda no
atendidad, cantidad de reclamos por mala calidad de los insumos comprados,
entre otros.Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos
Los medicamentos y los dispositivos médicos son el activo más valioso e
importante para toda institución prestadora de servicios de salud, por ello no se
deben escatimar esfuerzos para conservarlos como es debido desde el punto de
vista técnico y científico. Por lo tanto el almacenamiento de ellos se convierte
en una parte fundamental del sistemade suministro puesto que de él depende
que los insumos seleccionados y comprados continúen con la calidad asegurada
necesarios para que los usuarios y la comunidad en general recuperen y
mantengan su salud.
El almacenamiento es pues el elemento del sistema de suministro que tiene
como objetivo garantizar tanto la calidad de los insumos adquiridos bajo las
condiciones de almancenamientoestablecidas por el proveedor como la
custodia de los mismosde tal forma que no haya pérdida de recursos debido a
malos
manejos
de
control
de
inventarios.
Para ello este proceso comprende tres grandes etapas:




La recepción
El almacenamiento técnico y el
Control de los inventarios

La recepción es el proceso mediante el cual se verifica el cumplimiento de las
especificacionestécnicas y administrativas del pedido recibido, dando como
resultado final un acta de recepción que es un documento que respalda el
ingreso de los insumos al inventario general de la institución.
La verificación de las especificaciones administrativas es el proceso que permite
verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas desde la adjudicación y
por ende en la orden de compra, para elloentonces se procede a comparar la
factura contra la orden de compra y a verificar: cantidades y precios facturados,
descuentos, nombre del producto y forma farmacéutica, valores totales y fecha
de entrega, número de la orden de compra. Estos datos deberán ser
consignados en el acta de recepción.
Verificación de especificaciones técnicas: mediante este proceso se pretende
corroborar el...