Ghialmgiowj

TẠO MẪU VĂN BẢN VỚI
FORM TRONG WORD


Nguyễn Thị Linh Giang
Gv. Bộ môn Cơ bản




V

iệc soạn thảo các mẫu đơn từ, công văn, văn bằng, hợp đồng… thật đơn giản với công cụ tạo form trong Word, chỉ cần mở đơn hay hợp đồng mẫu ra và ấn phím TAB cho con trỏ nhảy đến từng phần cần sửa, sửa chúng màkhông sợ nhầm vào các phần khác. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách tạo form nhập liệu trong Word 2003.


Giả sử ta có một phần mẫu nội dung đơn như hình bên dưới, trong đó các vùng có màu xám là phần nội dung được phép thay đổi, ngoài phần này, các phần khác không thể thay đổi nếu không có quyền. Trong bài viết hướng dẫn cách sử dụng Text Form, Check Box Form và Drop-Down Form.

|Họ và tên (chữ inhoa): | |Giới tính: | Nam | Nữ |
|Ngày, tháng, năm sinh: |   /    /      |Nơi sinh (Tỉnh hoặc TP): |      |
|Văn bằng đại học|
|- Năm tốt nghiệp: |     |Chuyên ngành: |      |
|- Cơ sở đào tạo: |      |Nước |      |
|- Hệ đào tạo: | |Loại tốt nghiệp: ||


Thực hiện:


1. Soạn thảo mẫu văn bản trên (Bản thô, không có những vùng xám như trên hình.)


2. Mở thanh công cụ Form: Vào View → Toolbars → Forms. ( MS Word 2003)









Hình 1: Hiển thị thanh công cụ Form


Hình 1: Hiển thị thanh công cụ Form








3. Text Form


- Các mục như Họ và tên; Ngày, tháng, năm sinh; Nơi sinh; Nămtốt nghiệp; Chuyên ngành; Cơ sở đào tạo; Nước ta sẽ dùng kiểu Text Form.


- Thực hiện như sau: Tại mục “Họ và tên”, đặt con trỏ nháy vào bên phải. Sau đó dùng chuột chọn nút Text Forms Field trên thanh lệnh Forms. Sẽ thấy một vùng xám đen, kích đôi chuột vào vùng xám đen được tạo ra (hoặc kích phải chọn Properties) xuất hiện hộp thoại Text Forms Field Options. Nhấp OK sau khi thiết lập các thuộctính cho Text Field (Hình 2)


|[pic] |[pic] |
|Hình 2: Chọn thuộc tính Text Form |Hình 3: Ví dụ chọn thuộc tính Text Form cho mục Ngày sinh |
|cho mục Họ và tên ||


- Trong đó: Type: chọn loại văn bản (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu văn bản bình thường…)


Default Text: Dòng văn bản mặc định sẽ có


Maximum length: giới hạn số ký tự


Text format: kiểu cho văn bản (kiểu chữ hoa, chữ thường…)


Lưu ý: Bạn phải chọn mục Fill-in enabled để cho phép điền thông tin vào Text Fieldnày.


- Ví dụ: Ta lựa chọn các thuộc tính cho mục “Họ và tên” như hình 2 thì khi điền thông tin họ tên, người sử dụng có thể nhập tối đa họ tên là 40 kí tự theo kiểu text bình thường và vì chọn Text format là UpperCase nên nếu có nhập chữ in thường nó vẫn tự động in hoa cho mục này. Tương tự như vậy ta có thể thiết lập thuộc tính cho các Text Form còn lại (Hình 3)


4. Check Box Form: chomục về giới tính


- Thực hiện như sau: Đặt con trỏ nháy trước chữ Nam và chọn Check Box Form Field từ thanh lệnh Forms. Một ô nhỏ hình vuông sẽ được chèn vào trước chữ Nam. Cũng có thể xem thuộc tính của Check Box: kích đôi chuột và chọn Properties (Hình 4)


- Nhấp OK. Thực hiện tương tự cho mục giới tính Nữ


5. Drop-Down Form: cho mục hệ đào tạo và loại tốt nghiệp


- Tại mục...