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Páginas: 7 (1642 palabras)
Publicado: 4 de mayo de 2014
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 1
1°REFLEXION DEL VIDEO” PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL”
Analizar las propuestas de recuperación de la información de los archivos que han puesto a disposición de los usuarios en Internet sus fondos documentales, para reflexionar sobre los cambios de paradigma de los archivos físicos a los archivos digitales.
Metodología. Identificación y análisis de lossitios web de archivos que permiten a los usuarios diversos planteamientos para la recuperación de la información. valoración de la implementación de las buenas prácticas en la recuperación de la información en la arquitectura del sitio web.
2°Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad queseleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
Programa de gestión documental de la empresa JERS.A.
Funciones para Administrar los documentos, Cumpliendo con la normatividad Vigente.
Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos:
1. Producción dedocumentos
2. Recepción de documentos,
3. Distribución de documentos,
4. Trámite de documentos,
5. Organización de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservación de documentos
8. Disposición final de documentos
La producción documental: comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cadadependencia.
Los formatos anexos y procedimientos, son los regulados y aplicados por el Archivo General de Jer s.a. Cada entidad deberá adaptarlos a su particularidad (logotipo, nombre, firmas autorizadas, etc.).
Recepción de Documentos: conjunto de operaciones de verificación y control de documentos realizados para la recepción de nuevos documentos, que son remitidos por una personaRadicación: La radicación de documentos se realiza a través de un número en serie para poder realizar la respectiva respuesta a cada documento radicado
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que Correspondan a lo anunciado para efectos de su radicación y registro, con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Distribución de Documentos: Actividadestendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Verificación de recibidos y distribución de los mismos para su disposición final.
Formato de control de devoluciones (incluido dentro de registro control de entrega de documento).
Trámites de Documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
En desarrollo desus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.
De acuerdo con la normatividad existente, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para dar el trámite oportuno y las respuestas a las comunicaciones.
En este proceso se señalan las actividades de:
1. Recepciónde solicitud o trámite
Identificación el documento. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias (quien es el responsable del cumplimiento del trámite, según manual de funciones).
2. Respuesta
Proyección y preparación de la respuesta.
Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto (radicación y envió de la respuesta). Entrega del recibido a la oficina que realizo el trámite para su disposición y conservación final.
Organización de los Documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las...
1°REFLEXION DEL VIDEO” PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL”
Analizar las propuestas de recuperación de la información de los archivos que han puesto a disposición de los usuarios en Internet sus fondos documentales, para reflexionar sobre los cambios de paradigma de los archivos físicos a los archivos digitales.
Metodología. Identificación y análisis de lossitios web de archivos que permiten a los usuarios diversos planteamientos para la recuperación de la información. valoración de la implementación de las buenas prácticas en la recuperación de la información en la arquitectura del sitio web.
2°Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad queseleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
Programa de gestión documental de la empresa JERS.A.
Funciones para Administrar los documentos, Cumpliendo con la normatividad Vigente.
Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos:
1. Producción dedocumentos
2. Recepción de documentos,
3. Distribución de documentos,
4. Trámite de documentos,
5. Organización de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservación de documentos
8. Disposición final de documentos
La producción documental: comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cadadependencia.
Los formatos anexos y procedimientos, son los regulados y aplicados por el Archivo General de Jer s.a. Cada entidad deberá adaptarlos a su particularidad (logotipo, nombre, firmas autorizadas, etc.).
Recepción de Documentos: conjunto de operaciones de verificación y control de documentos realizados para la recepción de nuevos documentos, que son remitidos por una personaRadicación: La radicación de documentos se realiza a través de un número en serie para poder realizar la respectiva respuesta a cada documento radicado
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que Correspondan a lo anunciado para efectos de su radicación y registro, con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Distribución de Documentos: Actividadestendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Verificación de recibidos y distribución de los mismos para su disposición final.
Formato de control de devoluciones (incluido dentro de registro control de entrega de documento).
Trámites de Documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
En desarrollo desus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.
De acuerdo con la normatividad existente, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para dar el trámite oportuno y las respuestas a las comunicaciones.
En este proceso se señalan las actividades de:
1. Recepciónde solicitud o trámite
Identificación el documento. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias (quien es el responsable del cumplimiento del trámite, según manual de funciones).
2. Respuesta
Proyección y preparación de la respuesta.
Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto (radicación y envió de la respuesta). Entrega del recibido a la oficina que realizo el trámite para su disposición y conservación final.
Organización de los Documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las...
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