Ginalfre

ESTABLECE UNA GESTION DE DOCUMENTOS DENTRO DEL CONCEPTO DE ARCHIVO TOTAL

LAS CUALES SON

RECOMENDACIONES:
□ Una carpeta debe contenerde 80 – 120 folios.
□ Utilizar para la organización de los archivos los insumos autorizados (ganchos plásticos, carpetas no perforadas)
□ Evitar el uso de máquinas perforadoras
□ Sedebe evitar subrayar, aplicar resaltador o cualquier otro tipo de marca sobre el documento original
□ Cuando el contenido de un oficio debe ser conocido por varios destinatarios se recomiendaelaborar un listado de estos destinos anexándolo al documento que se conserva en la oficina
□ No humedecer las yemas de los dedos
□ No comer, beber, ni fumar en lugares donde se consulten oexhiben documentos
□ No colocar los documentos en el piso
□ Evitar el uso de cauchos para agrupar documentos
□ No manipular los documentos más de lo necesario
□ No se debe empastar nilegajar la documentación.
□ No guardar documentación que llegue por fax si es importante se debe sacar copia.
□ No exponer los documentos a la luz.
□ No usar cintas adhesivas, si eldocumento está rasgado.
□ Evitar el contacto con todo tipo de material metálico directamente sobre el papel, si es absolutamente necesario hacerlo así:

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Paraefectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia ydurante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico)

LEY GENERAL DE ARCHIVOS
594/00

8. DISPOSICIÓN FINAL: Implica que a cada serie osubserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos...