Glosario archivistico

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.CASILLEROS
Taquilla. Mueble con filas de departamentos o divisiones, sin cajones ni sierres particulares, para tener clasificados documentos; por ejemplo cartas para distintos destinatarios.

CLASIFICACIÓN
Consistente en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o – si se trata de un fondo particular – con lasactividades del personaje que genero los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

CONSERVACIÓN
Acción y efectos de conservar [se]. Conservar mantener una cosa en buen estado, preservarla de alteraciones. De los archivos, una vez determinado mediante el proceso de evaluación lo vale la pena conservar permanentemente en los archivos, la tarea de los archivistasconsistirá fundamentalmente en preservar dichos documentos y tener información que difundir.

CRONOLÓGICO
De [de la] fecha. Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden en la fecha o data.

DOCUMENTACIÓN
a) Es el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamiento de estos en vista de su difusión.
b) La relación, almacenamiento, clasificación yselección, difusión y utilización de todos los tipos de información.
c) La actividad científica que se ocupa de la recogía y análisis de lso documentos científicos y otras fuentes de otros conocimientos, almacenamiento de la información en ellos contenida, recuperación y difusión de la misma, a fin de que alcance rápida y eficazmente a quienes puedan utilizarla.

DOCUMENTO:
Informaciónregistrada, cualquiera sea su forma o medio utilizado.
Del latín Documéntum, de Docere. En sí significa cualquier símbolo convencional, escrito o dibujado que pueda servir para suministrar o conservar la información. Su definición varía de acuerdo con la rama del saber que lo estudia.
Cualquier soporte de cualquier índole que contiene información de interés para una determinada materia.

EPISTOLARadj. De la Epístola o que comparte algunas características. Estilo epistolar. De la epístola o carta, o que tiene su forma.

ESTRUCTURA FUNCIONAL
La mayoría de las organizaciones comienzan como aventuras empresariales con una estructura simple, la forman los jefes y sus empleados, no es complicada. Su grado de departamentalización es baja, la autoridad es demasiado centralizada, cae laresponsabilidad total sobre una solo persona, casi no se puede encontrar nada de formalidad. Resulta inadecuada cada vez más al crecer la organización. Si la estructura no se cambia es posible que la empresa pierda territorio en el mercado y fracase.
Por razones de diseño las empresas no conserva sus estructuras simples, llega un momento en el que hay que contratar mas empleados para hacer frente a susnecesidades adicionales de operación a un mayor volumen, a medida que aumentan los empleados la estructura organizacional tiente a ser mas especializada y formal cuando los factores de contingencia como el tamaño, favorecen un diseño burocrático o mecanista los más probable es que se utiliza la ESTRUCTURA FUNCIONAL.

La estructura funcional amplía a toda la organización el concepto de ladepartamentalización funcional. Bajo una estructura funcional la gerencia diseña una organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas, la fuerza estructural funcional reside en las ventajas de ahorro de costos que pueden lograrse en virtud de la organización al reunir las especialidades de carácter similar se logra obtener economías de escala,...