Glosario de términos de documentación

GLOSARIO DE TÉRMINOS VISTOS EN CLASE

* Actualizar: cuando se trabaja en modo diferido, los cambios realizados en la base de datos se almacenan en ficheros temporales, cuando se ejecuta la opción de actualizar la base de datos, los cambios realizados se reflejan en la base de datos.
* Base de datos: Una base de datos es un conjunto de información interrelacionada, sinredundancias, organizada para que sea fácilmente accesible y diseñada para dar servicio de forma satisfactoria. Gestiona grandes cantidades de información de tipo textual y poco estructurada. En las bases de datos documentales, los registros se denominan documentos. Permiten una rápida recuperación de documentos por medio de búsquedas a texto libre, localizando los documentos que contengan una o variaspalabras o términos de búsqueda. Pero los criterios para localizar documentos son muy amplios, ya que se puede hacer uso de operadores booleanos (Y, O, NO) y de múltiples operadores específicos de la aplicación (T, EN, V, C, P, FC, FM…).
* Clave: permite restringir el uso de las bases de datos mediante una palabra clave. Si no desea que la base tenga palabra clave, basta con dejar la caja deedición correspondiente en blanco. Si, por el contrario, se quiere asociar una, deberá escribir una clave con una longitud máxima de ocho caracteres. Existen dos tipos de claves: loa clave de consulta (da acceso a la base de datos sólo para consultarla, no se podrá modificar, crear o borrar documentos) y la clave general (da acceso completo a la base de datos).
* Campo: Un campo de una base de datoses la unidad de información clara y diferenciada dentro de un documento. Cada campo representa un tipo de información y posee una serie de características definidas en tres grupos: tipo de campo, modo de indización y estilo. Estructura de una base de datos es el conjunto de campos que componen los documentos de una base de datos.
* Valor predeterminado: Se puede indicar el texto inicial que sedesea que aparezca en cada documento nuevo. Este texto puede ser modificado posteriormente.
* Admitidos: El usuario puede crear y mantener un diccionario de términos admitidos o predefinidos para cada campo de la base de datos. Este diccionario tiene tres utilidades:
- Ayuda para introducir información normalizada en la base de datos.
- Disponer de una relación de descriptores controlados queservirá para organizar de manera más óptima la información de la base de datos.
- Ayuda para consultar por campos con información normalizada.
Es posible añadir, modificar, borrar e importar términos admitidos.
* Glosario: Contiene todas las palabras no vacías, ordenadas alfabéticamente, que se puedenutilizar como referencias de búsqueda. Estas palabras se extraen de los campos con tipo de indización por Glosario de palabras.
* Palabras vacías: son aquellas que no son útiles como palabras de búsqueda. Se trata de palabras con sólo valor gramatical que no forman parte del glosario de la base de datos, y por lo tanto no se podrá buscar por ellas.
* Hipertexto: consulta automática quepermite buscar y visualizar los documentos que contienen una referencia que está incluida en el documento que se está visualizando en ese momento.
* Documentación: se podría definir como la ciencia del procesamiento de la información. Integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar. Es una ciencia instrumental yauxiliar de las demás y una forma específica de informar. También podríamos entenderla como un conjunto de disciplinas relacionadas con el estudio del documento como fuente de información permanente para obtener una nueva información o una toma de decisiones. Las ciencias de la documentación engloban: la biblioteconomía, la archivística y la museología.
* Archivo: conjunto de documentos sean...