GP Anexo 6































- Sesión 06 -
Anexo 6.1: “Gestión basada en Procesos - BPM”















1. Introducción
En la actualidad, es una verdad innegable el hecho de que las empresas grandes, medianas y pequeñas, privadas y públicas están inmersas en entornos y mercados competitivos y globalizados. Por tanto, las organizaciones tienen la necesidad de conseguir buenos resultadosempresariales e incorporar en su gestión las mejores prácticas.
Para conseguir estos resultados, las organizaciones necesitan gestionar sus procesos, actividades y recursos con el fin de orientarlos hacia el logro de esos buenos resultados, lo que a su vez ha derivado en la necesidad de adoptar herramientas y metodologías que permitan configurar su sistema de gestión.
Un Sistema de Gestión (SG) se puededefinir por lo tanto como aquel sistema que incluye la estructura organizativa, las responsabilidades, los procesos, las metodologías, los recursos y programas para llevar a cabo la gestión de la organización. El establecimiento de un SG es identificar, entender y gestionar los procesos como un sistema, lo cual contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos.Según la ISO 9000:2000 cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso. Además, señala que un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
La gestión basada en procesos se puede definir como la sistemáticapara identificar y documentar los procesos de una organización, aplicando mediciones de su eficiencia y eficacia y estableciendo planes de mejora continua.

2. Metodología para el Enfoque de la Organización a una Gestión basada en Procesos
Las actividades que debe desarrollar una organización para orientar su gestión a una gestión basada en procesos, se pueden establecer en una metodología decuatro pasos:
1.1. La identificación y determinación de la secuencia de los procesos.
1.2. La descripción de cada uno de sus procesos.
1.3. El seguimiento y la medición para conocer los resultados obtenidos.
1.4. La mejora de sus procesos basándose en el seguimiento y la medición realizados.
La adopción de este enfoque siguiendo estos cuatro pasos facilita la comprensión integral y estructurada deltratamiento de los procesos y su alineamiento con la estrategia empresarial.
A continuación se desarrollan cada uno de estos pasos.
1.1. La identificación y determinación de la secuencia de los procesos
El primer paso es definir cuáles son los procesos que forman la estructura de procesos de la empresa, además de sus interacciones y algún tipo de tipología, categorización o criterios de prioridad.Los procesos ya existen dentro de la organización, de manera que el esfuerzo se tendría que centrar en identificarlos y gestionarlos apropiadamente. Hay que plantearse cuáles procesos son lo suficientemente significativos para que tengan que formar parte de la estructura de procesos y en qué nivel de detalle se tendrían que hacer.
La identificación y selección de los procesos que formarán parte deesta estructura tiene que ser el resultado de una reflexión y trabajo multidisciplinario sobre las actividades que se desarrollan en la organización y sobre su impacto o influencia en los logros de la estrategia, objetivos y resultados.
Puede recurrirse a los siguientes factores para su identificación:
Influencia en la Misión, Visión y Estrategia
Influencia en la consecución de los objetivosestratégicos
Impacto en la satisfacción del cliente
Efectos en la calidad del producto o servicio
Riesgos asociados
Utilización intensiva de recursos.
Cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios
Una organización puede recurrir a diferentes herramientas que permitan la identificación de los procesos que componen su estructura. Las más usadas son la aplicación de técnicas de brainstorming,...