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ACUERDO No. 002
(Enero 23 de 2004)
“Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos
acumulados”

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General
de Archivos 594 de 2000 y,

CONSIDERANDO
Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 8 disponeque “Es obligación del Estado y
de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la
Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para
garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de
conformidadcon los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva “ ahora
Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.
Que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal
forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio
al ciudadano y como fuente de la historia.
Que el Estadoestá obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y
la normatividad archivística.
Que los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que
los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.Pasada
su vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.
Que se hace necesario establecer los lineamientos básicos para la organización de los fondos
acumulados de las entidades del país.
ACUERDA

ARTICULO PRIMERO.- Establecer los lineamientos básicos que deben seguir las entidades del
Estado en sus diferentes niveles y las empresasprivadas que cumplen funciones públicas, para la
organización de sus fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración
Documental.

Continuación Acuerdo No. 002 -2004

ARTICULO SEGUNDO.los siguientes conceptos así:

Página No. 2

DEFINICIONES. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen

CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Esquema que refleja la jerarquización yclasificación dada a la
documentación producida por una institución. En él se registran jerárquicamente las Secciones,
Subsecciones, las Series y Subseries Documentales.
ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA
Carrera 6 No. 6-91  3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C.
Página Web: www.archivogeneral.gov.co

FONDO ACUMULADO. Se entiende porfondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos
sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la
posibilidad de ser fuente de información y consulta.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones, a lascuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a los
cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final.
ARTÍCULO TERCERO.- ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS
PRIMERA ETAPA.

COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

1. Búsqueda preliminar de documentos del ente oentes productores, con el objeto de identificar y
conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación.
2. Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y
organigramas ( en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución
de la estructura orgánica de la institución, a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda...