GRUPO PALMAAA


IMPLEMENTACION DE UNA OFICINA DE GESTION DE PROYECTOS EN LA ORGANIZACIÓN

1. OBJETIVO:

Elaborar una propuesta de implementación de una oficina de proyectos en compañía GRUPO PALMA S.A.C; como una unidad organizacional responsable de la gestión de los proyectos, promoviendo la utilización de métodos y procesos de planificación, programa y control por un plazo de dos años.

2.JUSTIFICACION:

En la actualidad GRUPO PALMA S.A.C; ha visto como cada día se incorpora nuevos competidores al mercado GRUPO PALMA S.A.C. Y esta entrada de competidores se da a nivel nacional como internacional.
Por otro lado los altos costos en materia de combustibles y los problemas de mano de obra que tiene el sector hacen que, tanto las operaciones diarias como los proyectos que se desarrollan, tienenque ser más dinámicos y productivos.
Por lo tanto los proyectos que se llevan a cabo deben ser cada día mas eficaces eficientes, para poder cumplir con los objetivos del alcance, tiempo, costo y calidad.
La ausencia de la cultura de proyectos, hace necesaria la oficina de administración de proyectos, que permita priorizar, planificar, coordinar, ejecutar y asegurar la adecuada gestión de losproyectos desde una perspectiva estratégica, para que se entregue en los plazos establecidos, las calidades acordadas, dentro de los presupuestos estimados y a satisfacción de todos los involucrados, todo esto dentro del marco de las mejores prácticas de la administración profesional de proyectos.
La razón primordial es mostrar a la Gerencia de División, los beneficios que puede traer laimplementación de una PMO.

3. DISEÑO BASICO DE LA OFICINA:

3.1. Modelo:
Por necesidades expresada por la Gerencia de GRUPO PALMA S.A.C, se establece el tipo de oficina de proyectos conocida como “Torre de control” cuyas características son controlar los proyectos, gestiona el conocimiento y competencia de sus miembros y de su organización, define las metodologías, estándares, herramientas , y establecelas funciones y responsabilidad tanto de la PMO como de sus miembros. Además controla la gestión de riesgo, establece y controla los planes de comunicación, gestión de lecciones aprendidas y realiza las consultorías internas.
Se pretende que la “Torre de Control” oriente a los Gerentes y encargados de proyectos en que hacer y cómo hacerlo, y se den las directrices a seguir por funcionarios; cadaencargado tendrá la responsabilidad directa por el proyectos, pero deberá seguir las instrucciones de la Torre de Control, sobre todo en el inicio y el final del proyecto.

3.2. Principales Responsabilidades de la PMO:

Motivar a todo el personal de la organización para presentar y proponer proyectos en sus respectivas áreas del trabajo.
Evaluar y priorizar las propuestas de proyectosalineándolas con los objetivos estratégicos y el presupuesto establecido para la inversión en proyectos.
Gestionar recursos compartidos a través de todos los proyectos dirigidos por la PMO.
Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartir de los proyectos.
Orientar, capacitar y vigilar el cumplimiento de los estándares, políticas, procedimientos y plantillas de ladirección de proyectos mediante auditorias control y seguimientos de avances de los proyectos así como informes a la alta gerencia.
Coordina la comunicación entre proyectos.
Consolidar los informes finales de los proyectos





3.3. Matriz de Responsabilidades:
DEPARTAMENTO/ACTIVIDADES
OFICINA DE PROYECTOS (estratégica)
OFICINA DE PROYECTOS (operacional)
GERENTE DE PROYECTOCONCEPCION/PLANEAMIENTO DEL PROYECTO/ADMINISTRACION DEL PORTAFOLIO
1. Planeamiento
1.1.
Monitorear y captar ideas y oportunidades de proyectos que se desarrollan.
A
A
 
1.2.
Escribir la propuesta básica del proyecto.
C
A
 
1.3.
Aprobar la propuesta básica del proyecto
A
A
 
1.4.
Analizar los recursos necesarios en el proyecto y los recursos disponibles en la organización.
A
A
 
1.5.
Indicar Jefe del...