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PLANEACION DE GRUPOS Y CONVENCIONES


Selección del lugar
El lugar de la reunión es la sede que se consiguió para llevarla a cabo; una vez que la convención ha iniciado, es poco lo que se puedehacer para alterarla. Es importante seleccionar cuidadosamente el lugar, ya que éste debe satisfacer tanto los propósitos de la convención como las necesidades del grupo.
¿Es la situación geográficaun elemento importante?
¿De dónde proviene la mayoría de los convencionistas?
¿Están orientadas las diversiones y los deportes hacia los intereses del grupo?
¿Se tiene en consideración la vidanocturna? ¿Se trata de un grupo de turistas?
¿Preferirían los invitados un ambiente urbano o uno campestre?
¿El lugar podría considerarse un sitio adecuado para vacaciones?
¿Cuántos convencionistasasistirán acompañados por su esposa o familias?

La ciudad

Para seleccionar la ciudad deben tenerse en cuenta las características del grupo que asistirá a la convención, de manera que esnecesario establecer parámetros concretos de éste y de sus intereses; también se deben considerar los aspectos sociales que se desean cubrir durante el evento.
La ciudad en la que se llevará a cabo laconvención debe tener buenas vías de comunicación, poseer una infraestructura eficaz, y ofrecer atractivos turísticos.
De la ciudad se debe considerar el clima, condiciones de acceso, transporte local,hoteles, mercados, tours, lugares de esparcimiento y costos y ventajas en reuniones fuera de temporada.


Inspección del lugar

Es necesario realizar una investigación personal acerca del lugarvisitado. Se debe informar al director de ventas del hotel que se presentarán personas con el fin de estudiar la posibilidad de celebrar una convención en ese lugar.
Se pueden obtener los datosnecesarios acerca de fechas disponibles, posibles superposiciones con otros grupos y los nombres de los ejecutivos con quienes probablemente se tratará.
En el directorio local deben verificarse las...