GTC 12

GTC 185
Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.
TÉRMINOS

Abreviatura: Representación de una palabra ogrupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa y, que siempre se cierra con un punto.

Acrónimo: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. Ejemplo: SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje.

Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personasnaturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

Copia: Fiel reproducción del documento.

Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación

Encabezado: Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Espacio: Distancia horizontal de la escritura, entrepalabras o cifras, o ambas.

Esquema: Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.

Foliar: Acción de numerar las hojas.

Logotipo: Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.

Márgenes: Distancia que queda en blanco en cada uno de loscuatro lados de una página impresa.

Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

Mensaje electrónico: Comunicación escrita, a través de la Internet.

Portada: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.

Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un númeroconsecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Razón social: Nombre que identifica a una organización.

Redactor: Persona que genera y plasmaideas en una comunicación.

Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.

Rúbrica: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma, después de su nombre o título.

Saludo: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

Sigla: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

Tercio: Cada una de las trespartes en se visualiza el sobre.

Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.

Zona: Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

Estilo: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.

ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE LAS COMUNICACIONES


Se recomienda las siguientes márgenes.
Superiorentre 3cm y 4cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4cm
Lateral derecho entre 2cm y 3cm
Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los márgenes
laterales sean simétricos a 3cm.
Se recomienda dejar un margen superior de entre 3cm y 4cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto o computador). Este espacio es para la razón social deCOREDI. Así mismo, para el margen inferior se dejan entre 2cm y 3cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página (dado también por el procesador de texto o computador) y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a los márgenes laterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3cm y 4cm y a la derecha entre 2cm y 3cm, dependiendo del...