Guía auto aprendizaje access

GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE #1 ACCESS 2007
Tema: Introducción a Access Resumen: Barras de menú, filas, columnas, celdas, escribir formulas, rangos, formatos de celdas
Acción # Haga lo que se indica Destaca el resultado de una acción. Lea y observe. Nombre de tecla + Presione tecla1 y sin soltar presione tecla2 Arrastrar Dar clic sobre un elemento, y sin soltar botón, mover Mouse hacia otraposición. CONCEPTOS PRELIMINARES ¿QUÉ ES ACCESS? Access pertenece a la categoría de software, genéricamente denominados SISTEMAS ADMINISTRADORES DE BASES DE DATOS RELACIONALES, cuyo objeto es proporcionar herramientas para el diseño, administración y operación de bases de datos. ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS? Podemos definir una base de datos como un conjunto de datos relevantes para una organización, loscuales es necesario gestionar. Piénsese, por ejemplo, en los datos que se producen en la operación de alguna empresa. Allí podemos encontrar datos tales como: Rut, apellido paterno, apellido materno, nombre, etc., es decir datos personales de empleados, luego podemos encontrar, cargo, Isapre, Afp, sueldo, cargas familiares, etc, es decir datos que definen la relación contractual y obligacionescomerciales de los empleados y la empresa. Si esta empresa tiene proveedores, los datos de ellos son significativos pues se requieren para llenar las facturas de pago, que tienen incidencia en la contabilidad de la empresa, que, por su parte, maneja otro cumulo significativo de datos... Y así podríamos continuar determinando los datos significativos para la operación de la empresa llegando finalmente aconstatar la existencia de un gran conjunto de datos, que son relevantes para la empresa, que son variables, que se requieren de forma regular, que deben estar disponibles en forma oportuna y de manera precisa y confiable. Para lograr esto los datos deben estar organizados, integrados y operables. Sin embargo, la inherente variabilidad de los datos nos obliga a tomar medidas que nos aseguren lascaracterísticas anteriores en todo momento. Es decir debemos contar con herramientas para producir la organización, integración y operabilidad de los datos. En una palabra los datos deben gestionarse. Así, los datos y las herramientas de gestión de ellos conforman la Base de Datos. ¿QUÉ ES PARA ACCESS UNA BASE DE DATOS? Para Access una base de datos es un archivo que contiene los siguientesobjetos: TABLAS, que son subconjuntos homólogos de datos (por ejemplo la tabla ‘empleados’ contendrá a todos los empleados con sus datos relevantes) Por medio de una adecuada distribución de los datos en tablas, Access logra la organización de los datos. RELACIONES, que son reglas que definen la interdependencia entre los datos de dos o más tablas. Access logra la integración mediante el establecimientode relaciones entre las tablas. CONSULTAS, que es una forma de extraer datos desde las tablas. Access facilita la disponibilidad de los datos por medio de consultas. FORMULARIOS, que es una forma de interactuar con la base de datos (por ejemplo formularios para ingresar datos o controlar procedimientos u operaciones especiales). Access facilita la operabilidad mediante formularios. INFORMES, quepermiten imprimir datos formateados, facilitando así la operabilidad de la base de datos. MACROS que son mecanismos de automatización de operaciones, y MODULOS que permiten programar operaciones y procedimientos especiales. Desde la perspectiva de la aplicación Access, una base de datos es un archivo que contiene todos los elementos descritos (tablas, relaciones, consultas, formularios, informes,macros y módulos) El nombre del archivo es el nombre de la base de datos y la extensión del archivo es MDB. ¿CÓMO SE TRABAJA CON ACCESS? Access proporciona al usuario un ambiente de trabajo. Bajo este ambiente es posible realizar todas las operaciones disponibles, desde crear tablas, consultas, formularios, informes o macros pasando por el establecimiento de relaciones y desarrollo módulos de...