Guía de Gestión documental







Regional Distrito Capital
Sistema de Gestión de la Calidad



COMPETENCIA: Organizar los archivos de gestión documental de acuerdo con el ciclo vital del documento, las normatividad vigente y las políticas institucionales.

GUIA DE APRENDIZAJE No. 02
NOMBRE:
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Bogotá, D.C
2013













Control del Documento



NombreCargo
Dependencia
Firma
Fecha
Autores

Elvia María Soler Olarte
Instructora
Coordinación de Gestión Documental y de la Información.

Febrero de 2013
Asesoría Pedagógica
Dora Ligia Páez Luna
Asesor Pedagógico
Regional Distrito Capital


Revisión
Dora Ligia Páez Luna
Asesor Pedagógico
Regional Distrito Capital


Aprobación
Antony Triana
Subdirector de Centro





1.IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

PROGRAMA DE FORMACION:

Tecnólogo en Gestión Documental
PROYECTO DE ASOCIADO:

Aplicación de tecnologías documentales como alternativa en la organización y seguridad de archivos en las entidades públicas, privadas y/o mixtas.
MODALIDAD DE FORMACION:

Presencial - Virtual
ACTIVIDAD DEL PROYECTO:

Organizar, preservar, conservar y agilizarlos procesos de gestión documental a través del uso de las nuevas tecnologías análogas, digitales y/o híbridas; que garantizan una consulta pertinente, oportuna, eficiente, eficaz y efectiva.
RESULTADOS DE RENDIZAJE:1. Aplicar las Tablas de Retención Documental teniendo en cuenta principios archivísticos, normas institucionales y la legislación vigente

2. Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la organización, la normatividad vigente, y el sistema de gestión de la calidad.

3. Archivar (alistamiento) los documentos teniendo en cuenta las tablas de retención yde valoración documental, los principios archivísticos, las normas técnicas y la legislación vigente.

4. Describir documentos de archivo, teniendo en cuenta las normas técnicas, la tecnología disponible y la política institucional, para la posterior recuperación de la información.






DURACION DE LA ACTIVIDAD:

180 horas

2. CARACTERIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

2.1Introducción

Para organizar los documentos en trámite que las entidades producen o reciben diariamente en desarrollo de sus actividades, se requiere desarrollar tres procesos archivísticos: clasificar, ordenar y describir de acuerdo con la normatividad vigente para ser recuperarlos y consultados posteriormente y basados en los sistemas de gestión de la calidad.


Para que usteddesarrolle habilidades y competencias laborales de acuerdo a su formación es necesario conservar cada uno de los productos que le dejan las prácticas de aprendizaje en su portafolio de evidencia desarrollar las siguientes actividades:

2.2. Actividad de Aprendizaje



Desarrollar estrategias, para la organización de Archivos de Gestion de acuerdo con la normatividad vigente y politicasinstitucionales.


2.3. Proceso


Competencia: Aplicar las Tablas de Retención Documental teniendo en cuenta principios archivísticos, legislación vigente y las normas institucionales.

1. Investigue y conceptualice; entidad, sistemas de gestión de calidad y manuales:
Empresa , Institución, Organización, Entidad.
Que son procesos administrativos.
Investigue que es el ciclo PHVA(Planear,Hacer,Verificar,Actuar).
Investigue la estructura y aplicación Orgánico-funcional
Investigue que aplicación y finalidad tiene el manual de funciones (preferiblemente aplicado en gestión documental).
Investigue que aplicación y Finalidad tiene el Manual de Procesos y Procedimientos preferiblemente aplicado en gestión documental).
Que perfil profesional y funciones debe tener un administrador de...