Guía Estrategia De Comunicación

Guía
Sección 06.01.01
Referencia # PSPG-JCOS-54PSBV v1

Matriz de Estrategia de Comunicación

Capítulo: Estrategia de Comunicación y Capacitación
Sección: Estrategia de Comunicación


Objetivos:

El objetivo es desarrollar una estrategia para mantener comunicada a la organización durante y después del proyecto de implantación. Las comunicaciones deberían ir mas en detalle en lamedida que los usuarios incrementan sus conocimientos, su entendimiento, su entusiasmo y también su compromiso.

Descripción:

La matriz de estrategia de comunicación es una lista de chequeo global de lo que debería incluirse en el plan de comunicaciones. Cada renglón de la matriz debería ser detallado.

Los elementos de la matriz de Estrategia de Comunicaciones son los siguientes:

A quegrupo?: debería haber un renglón para cada participante en el cambio

Sobre que? Cuando?: puede haber múltiples renglones para cada grupo. Los mensajes deben ser identificados y el nivel de detalle para cada etapa debe ser definido.

Medio utilizado: El primer nivel puede ser una presentación general seguida de una serie de newsletters con los mensajes subsecuentes que se quieren entregar a laorganización.

Emisor de la comunicación: esto variará dependiendo de la cultura y etapa del proyecto. Hay ocasiones en que se requiere una comunicación amplia dirigida a toda la organización, proveniendo de una persona con alta credibilidad, que apoya al cambio (CEO). En etapas posteriores cuando el tema puede ser: ¿qué pasa con mi trabajo?, las reuniones individuales entre gerentes y susequipos pueden ser las más apropiadas de utilizar. A veces personas ajenas al grupo de trabajo son más adecuados para la comunicación particularmente cuando se requiere entrenamiento o skills de construcción de equipos únicos.

Como utilizar la herramienta de estrategia de comunicación?

El primer paso es definir una estrategia global guiada por la matriz.
Para este paso, la etapa del proyectodefine la comunicación. Debería haber una página para cada fase del proyecto dentro del cual se define que debería ser comunicado, a quién y como.

Tips: Diversas investigaciones han comprobado que las formas tradicionales de comunicación representan lo tradicional, por lo tanto las nuevas formas de comunicación deberían ser utilizadas para comunicar una nueva manera de operación. Por ejemplo: siun newsletter semanal ya está siendo utilizado, entonces los usuarios lo persiven de una manera normal y no lo verán como una parte del cambio. En este caso se require un nuevo formulario para realizar el comunicado.

Intentar incorporar comunicaciones con doble sentido al plan. Una buena manera de hacer esto es utilizar correo electrónico, particularmente si esto es nuevo en la organización.La parte más importante de la estrategia de comunicaciones es asegurar que los mensajes claves están repetidos en la mayor cantidad de lugares y formas y tiempos como sea posible. Los mensajes deberían ser consistentes y el comportamiento de los influenciadores clave deben ser consistentes con esos mensajes.

Lista de chequeo de opciones de medios de comunicaciones


Bases de discusiónDocumentación de preguntas y respuestas
Hot lines
Videos testimoniales
Reportes de status regulares
Comunicación informal
Informes de gerentes a recursos humanos
Correo electrónico
Almuerzo de trabajo
Newsletters
Programas de entrenamiento
Visitas a diversas ubicaciones de la organización
Demostraciones
Boletín informativo
Cartelera
Presentaciones de ejecutivosReuniones fuera del trabajo

Formulario en blanco:

Estrategia de comunicación

A que grupo? Sobre que? Cuando? Medio utilizado Emisor de la comunicación


















Ejemplo de Matriz de Comunicación

VF A que grupo? Sobre que? Cuando? Medio utilizado Emisor de la comunicación Contenido Actividades y...