Guía para documentar iso 9001

GUÌA BÁSICA PARA DOCUMENTAR 

Versión:  0.2 

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS 
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GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR 

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS 

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

GUÌA BÁSICA PARA DOCUMENTAR 

Versión:  0.2 

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS 
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PRESENTACIÓN 
El  UN­SIMEGE,  Sistema  de  Mejor  Gestión,  es  un  conjunto  de  políticas, estrategias, 
metodologías,  técnicas  y  mecanismos  para  mejorar  la  gestión  y  el  manejo  de  los 
recursos de manera que se fortalezca la capacidad administrativa y el desempeño de 
la Universidad Nacional de Colombia. 
Con  el  SIMEGE  la  Universidad  como  parte  del  Estado,  proporciona  una  estructura 
para  el  control  de  la  estrategia,  la  gestión  y  la  evaluación institucional,  con  el  fin  de 
orientarla hacia el cumplimiento de sus objetivos misionales, dando un enfoque lógico 
y racional a la gestión para lograr la calidad de la misma, al ser coherente y mejorar 
las  prácticas  de  trabajo,  los  productos  y  los  servicios  de  manera  que  satisfagan  las 
necesidades de sus usuarios. El SIMEGE contempla 5 fases para su implementación, la tercera de ellas validación 
con lo normativo que implica organizar y ejecutar el levantamiento e implementación 
de  procesos  seleccionados  lo  que  incluye  definir  métodos,  especificaciones, 
directrices, responsabilidades, autoridades, perfiles y flujos de información requeridos 
para cumplir con las actividades y ejecutar las tareas de la institución y elaborar con 
base en ellos mapas de riesgo. 
Dicha tarea  requiere  la  unificación  de  conceptos  en  torno  al  tema  de  los  procesos 
institucionales, además de la definición de un esquema metodológico que establezca 
la ruta de acción para lograr los resultados esperados, por lo que se hace necesario 
estructurar  el  presente  documento  que  fija  dichas  directrices  y  establece  las  tareas 
requeridas para cumplirlas. 

1. OBJETIVO DE LA GUIA 
Unificar semánticamente los conceptos que guían la implementación de un esquema 
de  gestión  por  procesos  en  la  Universidad  Nacional  de  Colombia  y  establecer  una 
orientación  metodológica  que  facilite  el  ejercicio  de  documentar  sus  procesos  y 
procedimientos.

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2.  ALCANCE 
Aplica  para  la  documentación  de  todos  los  procesos  y  procedimientos  de  la 
Universidad  en  sus  diferentes  dependencias,  sedes  (NODOS)  u  otras  formas  de 
organización interna. 
La  presente  guía  establecerá  el  esquema  metodológico  y  apoyará  su  aplicación  a 
través de un ejemplo práctico con un proceso determinado. 

3.  DEFINICIONES 
3.1Caracterización  de  procesos  y  servicios:  Documento  que  describe  las 
características  generales  del  proceso,  esto  es,  los  rasgos  diferenciadores  del 
mismo. 
3.2 Desplegar:  Desdoblar,  extender  lo  que  está  plegado.  Aclarar  y  hacer  patente  lo 
que estaba agregado o subsumido. 
3.3 Documento:  Información  y  su  medio  de  soporte.  EJEMPLO  Registro, 
especificación, procedimiento  documentado,  dibujo,  informe,  norma.  NOTA  El 
medio  de  soporte  puede  ser  papel,  magnético,  óptico  o  electrónico,  muestra 
patrón o una combinación de estos. 
3.4 Guía:  Documento  que  establece  pautas  de  acción,  recomendaciones  o 
sugerencias  de  expertos  en  temas  determinados  y  que  apoyan  la  gestión  de  los procesos o la documentación de los mismos. 
3.5 Interacción de procesos: Medios con los que se relaciona y comunica un proceso. 
Documentos, registros, recursos o materiales. 
3.6 Macroproceso:  Propósito,  función  o  servicio  de  una  entidad  o  dependencia, 
generalmente  establecido  por la  norma  de  creación  de  la  misma.  En  general los 
macroprocesos  recogen  un  conjunto  de  procesos  que  permiten ...