Guatemala

Guatemala, 1 de diciembre de 1969
DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
SEÑOR:
Como es de su conocimiento, el 31 de diciembre de
cada año finaliza el ejercicio fiscal y, como
consecuencia, a esa fecha todas las oficinas
públicas deben proceder a formar su inventario de
bienes muebles e inmuebles, separadamente y en la
forma que adelante se indica, de conformidad conel
Decreto Legislativo 647.
Estando agotados los folletos que contienen la
Circular 3-57 emitidas en junio de 1957, y con el
objeto de mantener informadas al respecto a todas
las oficinas públicas, se ha procedido a
actualizarla, reproduciendo en esta edición las
instrucciones que deben continuar vigentes y
modificando las que hayan sufrido cambios, para
cumplir con lo prescrito por los Decretos436 y 552
del Presidente de la República.
La Dirección de Contabilidad del Estado mantiene el
propósito de que al cierre de operaciones contables
de cada ejercicio fiscal, se presente un inventario
completo de los bienes muebles e inmuebles del
Estado, por lo que se previene a los jefes de
oficina que no se permitirán demoras en la rendición
de los inventarios respectivos, y que por los medios
quedispone se deducirán, de acuerdo con la
Contraloría de Cuentas, las responsabilidades
consiguientes a los funcionarios o empleados
negligentes, ya que la experiencia ha demostrado que
cada año se vienen confrontando serios problemas en
la época en que debe reconstruirse el InventarioGeneral de la Nación, por falta de la información
correspondiente.
Para mayor ilustración de los jefes y empleadosque
deben observar la correcta aplicación de las
instrucciones que rigen la preparación, verificación
y rendición de los inventarios, al final de esta
circular se insertan las disposiciones legales y
resoluciones vigentes relacionadas con esta materia;
no obstante, cualquier duda que al respecto
surgiere, será resuelta inmediatamente por el
Departamento de Contabilidad de la Dirección deContabilidad del Estado.
A fin de facilitar la consulta de las presentes
instrucciones, éstas serán tratadas en la forma más
clara y sencilla posible, en las siguientes
secciones:
LIBRO DE INVENTARIOS
Todas las oficinas públicas deberán llevar un libro
autorizado, ya sea empastado o en hojas movibles,
para el registro del inventario a su cargo.
La autorización deberá hacerse de conformidad con el
DecretoGubernativo 2084, así:
a)Por Contraloría de Cuentas: los de todas las
oficinas públicas del departamento de Guatemala,
los de las intendencias departamentales de
hacienda, administraciones de rentas y/o aduanas,
y entidades del departamento de Guatemala, sujetas
a fiscalización por parte de la Contraloría de
Cuentas; y
b)Por las Intendencias de Hacienda departamentales,
los de las demás oficinaspúblicas, sociedades o
asociaciones y comités departamentales sujetos a
fiscalización de la Contraloría de Cuentas, a
excepción de los mencionados en el literal
anterior.
TIEMPO EN QUE DEBE FORMARSE EL INVENTARIO
Con la debida anticipación y de acuerdo con el
volumen de los bienes, cada jefe de oficina bajo su
responsabilidad deberá disponer la verificación
física del inventario respectivo, a efecto deque
esté terminado el día 31 de diciembre de cada año,
asentándolo enseguida en el libro destinado para el
efecto, debiéndose tomar en cuenta las adquisiciones
y bajas registradas durante el ejercicio, para su
correcta actualización.
FORMA EN QUE DEBE PRACTICARSE EL INVENTARIO
En esta Dirección de Contabilidad del Estado, existe
control separado para los bienes muebles y para los
bienes inmueblesde la Nación, en igual forma
deberán practicarse los inventarios en las oficinas
respectivas, pero ambos se registrarán en el mismo
libro de inventarios y cerrarse o totalizarse
independientemente.
El inventario de bienes muebles contendrá, por
cuentas, el detalle del mobiliario, equipos,
maquinaria, herramientas, vehículos, semovientes,
etcétera, debidamente valorizados y separados por
las...