guia 4 gestion documental sena

GUIA 4

1. Para la organización de archivos se debe aplicar un procedimiento para la consulta y préstamo de documentos, Investigar:

a. Políticas institucionales de consulta y préstamo, clases

POLÍTICAS PARA CONSULTA:

Los usuarios pueden consultar los documentos que reposan en el archivo central en el horario establecido.

Antes de solicitar la consulta al Archivo Central, elusuario deberá adelantar el proceso de búsqueda mediante la utilización de las herramientas disponibles para ello, tales como; inventarios documentales, página web o demás fuentes de información, con el fin de hacer eficientes los recursos y servicios de la Entidad.

La consulta realizada por usuarios externos se hace directamente en el archivo, en el horario establecido y con la debida autorizaciónpara la reproducción de documentos, por ningún motivo se deben retirar los documentos sin autorización y el cumplimiento de los requisitos

Los documentos que se conservan en los archivos, pueden ser objeto de consulta ya sea por las propias unidades ejecutoras o por los particulares en general, siempre y cuando los documentos no estén sometidos a reservas de tipo legal.

POLÍTICAS DEPRESTAMO
Los documentos que se presten al interior de la Institución tienen un plazo de cinco días hábiles para ser devueltos. Si son requeridos por más tiempo, se podrá solicitar su renovación, actualizando la fecha y firma en el formato de préstamo. El auxiliar administrativo o responsable del archivo será responsable de verificar que se cumpla con estos tiempos y procedimiento para el préstamo dedocumentos.
El servicio se prestará en el horario laboral del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.
Bajo ninguna circunstancia se prestarán las carpetas para ser consultadas fuera del Ministerio (En forma excepcional y cuando el caso lo amerite, se solicitará autorización de la Secretaría General o del Jefe de la Dependencia a la cual corresponda la carpeta para ser retirada de la sede delMinisterio.)
Cuando a juicio del Comité de Gestión Documental de Archivo y Correspondencia, el estado de conservación de los documentos impida su manejo directo, estos se excluirán del servicio al público.
Todos los Archivos de Gestión deben llevar un registro de las carpetas que conforman el archivo de la dependencia y deben llevar un riguroso control de las carpetas que se encuentran enpréstamo. En cada Archivo de Gestión, es absolutamente necesario llevar un registro de control de consulta y préstamo de documentos y se deben registrar las novedades que en materia de préstamo se presenten.
De igual manera el Archivo Central deberá llevar los controles de préstamo establecidos y supervisar permanentemente la devolución del material que se encuentra en préstamo.

b. Procedimientopara la consulta y préstamo de documentos

Consulta y préstamo de documentos
Recibir las peticiones sobre consulta y/o préstamo documental de los ciudadanos, entes de control, dependencias del MIJ, etc., en cualquiera de sus formas: personalmente, escritas, vía fax, telefónicamente, etc.
Cuando una dependencia requiera el préstamo temporal de un documento del Archivo Central del Ministerio,envía comunicación al Área de Archivo Central del Grupo de Gestión Administrativa, en la que indica los documentos que deben ser remitidos y la justificación
El Servidor Público designado del Archivo Central, diligencia la Planilla Control Préstamo de Documentos GD-P-01-F-04 en la Base de Datos de Gestión de Archivo.
El Servidor Público designado ubica las unidades documentales solicitadas para suconsulta y/o préstamo (carpetas, expedientes, etc.) y diligencia el formato Testigo de Documento Afuera (GD-P-01-F-03), el cual se coloca en el lugar de donde se retira la unidad documental, si el documento no se encuentra procede a informar al peticionario.
Nota. Con el fin de preservar y evitar la pérdida o extravío documental no se deben retirar los documentos individuales de las carpetas...