Guia Acces
Páginas: 5 (1147 palabras)
Publicado: 13 de junio de 2012
1
INICIAR ACCES.
2
Ir al menu de Inicio
Todos los programas
Seleccionar Microsoft Access
Al hacer clic en el programa Microsoft Access se despliega la siguiente ventana.
3
Seleccionar base de datos en blanco.
Al hacer clic en base de datos en blanco se despliega la siguiente ventana.
4
Hacer clic en crear.
Al hacer clic en crearse despliega la siguiente ventana.
5
Seleccionar datos externos.
6
Seleccionar Excel para importar la hoja de cálculo que será objeto de consulta a Microsoft Access
Al hacer clic en Excel se despliega la siguiente ventana.
6
Seleccionar examinar para buscar el archivo de Excel que se desea importar, al hacer clic se despliega la siguiente ventana.
Al hacer clic sedespliega la siguiente ventana.
7
Seleccionar el archivo que se desea importar y hacer clic en abrir.
8
Hacer clic en aceptar
Al hacer clic en aceptar se despliega la siguiente ventana.
9
Seleccionar la hoja de cálculo con que se desea realizar la consulta, en nuestro ejemplo seleccionamos la hoja de cálculo de nombreliquidado al realizar la selección hacer clic en siguiente y a continuación se desplegara la siguiente pantalla.
100
Hacer clic en primera fila, al hacer la selección hacer clic en siguiente.
120
110
seleccionar siguiente.
Seleccionar sin clave principal y hacer clic en siguiente.
13
Hacer clic en finalizar.
14
Hacer clic en cerrar15
Al cerrar la ventana se finaliza el proceso de importación de la hoja de cálculo objeto a consulta.
El procedimiento anteriormente explicado se repite para importar la 2da hoja de cálculo, ya que el cruce de de bases de datos se realiza con 2 hojas de cálculo. Al finalizar la importación de la dos (2) bases de datos nos da como resultado lo siguiente.
16
Aquí se puedeobservar las dos bases de datos importadas a Microsoft Word.
17
Al ejecutar la importacion de las bases de datos comenzamos a crear la consulta, se hace clic en crear, al seleccionar crear se hace clic en diseño de consulta.
18
Al hacer clic en diseño de consulta se despliega la siguiente ventana a continuación se seleccionan cada una de las tablas objeto a consulta, comenzaremoscon la tabla de financiamientos entregados
19
Al seleccionar la tabla objeto de la consulta se le hace clic en agregar.
20
Seleccionar la otra hoja de cálculo Liquidado, hacer clic en agregar
20
Al agregar las dos tablas objeto de la consulta, se procede a combinar los ítems que se desea cruzar de las 2 tablas de datos, la combinación se puede realizar con los N° tramites y conel número de cedula de los beneficiarios. En este caso la combinación la haremos con el N° de trámite.
21
Se selecciona el item N° de tramite de la tabla de financiamientos y se mantiene el boton izquierdo del mouse presionado, se arrastra el crusor hasta combinarlo con el item N° tramite de la segunda tabla de nombre liquidado.
22
Se coloca el crusor en la linea de combinacion, sepresiona el boton derecho y al desplegarse la ventana se selecciona propiedades de la combinacion.
Al desplegarse la ventana de propiedades de la combinacion se tienen los siguientes criterios de seleccion:
1. Incluir solo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.
2. Incluir todos los registros de la tabla 1 en este caso los “financiamientos entregados” y solosaquellos registros de la tabla 2, en este caso los “liquidados”, donde los campo combinados sean iguales, bajo esta selección los datos de la tabla de los “financiamientos entregados” se mantiene como base de la consulta a realizar, es decir, si la base de datos de “financiamientos entregados” contiene 3000 registros se mostraran los 3000 datos y solo aquellos que coincidan con los liquidados....
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3
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4
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5
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6
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9
Seleccionar la hoja de cálculo con que se desea realizar la consulta, en nuestro ejemplo seleccionamos la hoja de cálculo de nombreliquidado al realizar la selección hacer clic en siguiente y a continuación se desplegara la siguiente pantalla.
100
Hacer clic en primera fila, al hacer la selección hacer clic en siguiente.
120
110
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Seleccionar sin clave principal y hacer clic en siguiente.
13
Hacer clic en finalizar.
14
Hacer clic en cerrar15
Al cerrar la ventana se finaliza el proceso de importación de la hoja de cálculo objeto a consulta.
El procedimiento anteriormente explicado se repite para importar la 2da hoja de cálculo, ya que el cruce de de bases de datos se realiza con 2 hojas de cálculo. Al finalizar la importación de la dos (2) bases de datos nos da como resultado lo siguiente.
16
Aquí se puedeobservar las dos bases de datos importadas a Microsoft Word.
17
Al ejecutar la importacion de las bases de datos comenzamos a crear la consulta, se hace clic en crear, al seleccionar crear se hace clic en diseño de consulta.
18
Al hacer clic en diseño de consulta se despliega la siguiente ventana a continuación se seleccionan cada una de las tablas objeto a consulta, comenzaremoscon la tabla de financiamientos entregados
19
Al seleccionar la tabla objeto de la consulta se le hace clic en agregar.
20
Seleccionar la otra hoja de cálculo Liquidado, hacer clic en agregar
20
Al agregar las dos tablas objeto de la consulta, se procede a combinar los ítems que se desea cruzar de las 2 tablas de datos, la combinación se puede realizar con los N° tramites y conel número de cedula de los beneficiarios. En este caso la combinación la haremos con el N° de trámite.
21
Se selecciona el item N° de tramite de la tabla de financiamientos y se mantiene el boton izquierdo del mouse presionado, se arrastra el crusor hasta combinarlo con el item N° tramite de la segunda tabla de nombre liquidado.
22
Se coloca el crusor en la linea de combinacion, sepresiona el boton derecho y al desplegarse la ventana se selecciona propiedades de la combinacion.
Al desplegarse la ventana de propiedades de la combinacion se tienen los siguientes criterios de seleccion:
1. Incluir solo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.
2. Incluir todos los registros de la tabla 1 en este caso los “financiamientos entregados” y solosaquellos registros de la tabla 2, en este caso los “liquidados”, donde los campo combinados sean iguales, bajo esta selección los datos de la tabla de los “financiamientos entregados” se mantiene como base de la consulta a realizar, es decir, si la base de datos de “financiamientos entregados” contiene 3000 registros se mostraran los 3000 datos y solo aquellos que coincidan con los liquidados....
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