Guia Access

GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE #01
ACCESS 2007
Tema:
Introducción a Access
Resumen: Sistema, creación de tablas, campos y propiedades de campos.
Acción # Haga lo que se indica
 Destaca el resultado de una acción.
 Lea y observe.
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CONCEPTOSPRELIMINARES
¿QUÉ ES ACCESS?
Access pertenece a la categoría de software, genéricamente denominados SISTEMAS
ADMINISTRADORES DE BASES DE DATOS RELACIONALES, cuyo objeto es proporcionar herramientas
para el diseño, administración y operación de bases de datos.
¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?
Podemos definir una base de datos como un conjunto de datos relevantes para una organización,
los cualeses necesario gestionar.
Piénsese, por ejemplo, en los datos que se producen en la operación de alguna empresa. Allí
podemos encontrar datos tales como: Rut, apellido paterno, apellido materno, nombre, etc., es decir datos
personales de empleados, luego podemos encontrar, cargo, Isapre, Afp, sueldo, cargas familiares, etc, es
decir datos que definen la relación contractual y obligacionescomerciales de los empleados y la empresa.
Si esta empresa tiene proveedores, los datos de ellos son significativos pues se requieren para llenar las
facturas de pago, que tienen incidencia en la contabilidad de la empresa, que, por su parte, maneja otro
cumulo significativo de datos... Y así podríamos continuar determinando los datos significativos para la
operación de la empresa llegandofinalmente a constatar la existencia de un gran conjunto de datos, que
son relevantes para la empresa, que son variables, que se requieren de forma regular, que deben estar
disponibles en forma oportuna y de manera precisa y confiable.
Para lograr esto los datos deben estar organizados, integrados y operables.
Sin embargo, la inherente variabilidad de los datos nos obliga a tomar medidas que nosaseguren
las características anteriores en todo momento. Es decir debemos contar con herramientas para producir la
organización, integración y operatividad de los datos.
En una palabra los datos deben gestionarse.
Así, los datos y las herramientas de gestión de ellos conforman la Base de Datos.
¿QUÉ ES PARA ACCESS UNA BASE DE DATOS?
Para Access una base de datos es un archivo que contiene lossiguientes objetos:
TABLAS, que son subconjuntos homólogos de datos (por ejemplo la tabla ‘empleados’ contendrá a todos
los empleados con sus datos relevantes) Por medio de una adecuada distribución de los datos en tablas,
Access logra la organización de los datos.
RELACIONES, que son reglas que definen la interdependencia entre los datos de dos o más tablas.
Access logra la integración medianteel establecimiento de relaciones entre las tablas.
CONSULTAS, que es una forma de extraer datos desde las tablas. Access facilita la disponibilidad de los
datos por medio de consultas.
FORMULARIOS, que es una forma de interactuar con la base de datos (por ejemplo formularios para
ingresar datos o controlar procedimientos u operaciones especiales). Access facilita la operabilidad
medianteformularios.
INFORMES, que permiten imprimir datos formateados, facilitando así la operabilidad de la base de datos.
MACROS que son mecanismos de automatización de operaciones, y
MODULOS que permiten programar operaciones y procedimientos especiales.

Desde la perspectiva de la aplicación Access, una base de datos es un archivo que contiene todos
los elementos descritos (tablas, relaciones,consultas, formularios, informes, macros y módulos) El nombre
del archivo es el nombre de la base de datos y la extensión del archivo es MDB.
¿CÓMO SE TRABAJA CON ACCESS?
Access proporciona al usuario un ambiente de trabajo.
Bajo este ambiente es posible realizar todas las operaciones disponibles, desde crear tablas,
consultas, formularios, informes o macros pasando por el establecimiento de...