guia archivo

GUÍA Nº 1
CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE
UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO

PROYECTO “DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS
EN GESTIÓN DOCUMENTAL EN ORGANISMOS PÚBLICOS”

TÍTULO
Guía Técnica N° 1
Consideraciones para la implementación de un Archivo Central en
un organismo público.
PROPIEDAD
Esta publicación es de propiedad del Consejo para laTransparencia,
realizado con el apoyo financiero del Banco Mundial. Se autoriza su
difusión citando la fuente.
AUTOR
Este trabajo fue elaborado por la Consultora Patricia Ortiz Castro y
su equipo, por encargo del Consejo para la Transparencia de Chile.
COMITÉ TÉCNICO
Integrado por el Archivo Nacional, Comisión de Probidad y
Transparencia y el Consejo para la Transparencia.
SITIO WEBhttp://www.consejotransparencia.cl
Santiago, Chile
2012

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GUÍA N° 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO

Indice

INTRODUCCIÓN

5

1. ALCANCES

7

2. OBJETIVOS DE UN ARCHIVO CENTRAL

8

3. FUNCIONES DE UN ARCHIVO CENTRAL

9

4. CARACTERÍSTICAS INSTITUCIONALES DE BASE PARA UN ARCHIVO CENTRAL

10

5. RECURSOS NECESARIOS EN LAIMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL

11

5.1 Recursos humanos
5.2 Recursos financieros
5.3 Infraestructura física
5.3.1 Edificio
5.3.2 Estanterías

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11
12
12
12

6. DEPÓSITOS

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7. ÁREAS DE TRABAJO

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8. RECURSOS TECNOLÓGICOS

16

BIBLIOGRAFÍA

17

ANEXOS

19

Anexo N° 1: Glosario

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GUÍA N° 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRALEN UN ORGANISMO PÚBLICO

Introducción

El presente material ha sido elaborado en el marco del proyecto “Diagnóstico y Recomendación de Buenas Prácticas en Gestión Documental en Organismos Públicos”, financiado por
el Banco Mundial, liderado por el Consejo para la Transparencia en un trabajo conjunto con
la Comisión de Probidad y Transparencia del Ministerio Secretaría General de laPresidencia
y el Archivo Nacional de Chile.
La gestión de archivos se considera como un elemento crítico en la transparencia de los
Órganos de Administración del Estado, permitiendo a los funcionarios y ciudadanos el acceso
oportuno a la información contenida en los documentos de archivo.
Un eficiente y eficaz tratamiento archivístico permitirá avanzar en la instauración de una
cultura de acceso a lainformación pública y uso de los archivos gubernamentales colaborando de esta manera al buen gobierno.
Estas guías están destinadas a fortalecer las competencias técnicas de los funcionarios de
las instituciones del Estado que trabajan en archivos públicos.
Este trabajo se ha estructurado en seis guías:
Guía Nº1: Consideraciones para la implementación de un archivo central en un organismopúblico.
Guía Nº2: Elementos para la organización de documentos en un archivo.
Guía Nº3: Herramientas técnicas para el tratamiento de los documentos: cuadro de
clasificación y tabla de retención documental.
Guía Nº4: Procedimientos para la eliminación de documentos de archivos.
Guía Nº5: Transferencia de documentos al Archivo Nacional.
Guía Nº6: Descripción de documentos de archivo.
Acontinuación se presenta la guía número uno, sobre gestión de archivos, denominada:
“Consideraciones para la Implementación de un Archivo Central en un organismo público”.
El público objetivo al que están orientadas estas guías son funcionarios públicos que se
desempeñan en archivos gubernamentales, que no cuenten con formación en archivística y
su finalidad es que les permita orientar el trabajo conlos documentos de archivo al interior
de la institución.

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GUÍA N° 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO

1. Alcances

Los organismos públicos en Chile en su gran mayoría cuentan con uno o varios archivos
de gestión, es decir, con los denominados archivos de oficina o archivos locales donde se
gestionan los documentos en su primera...