Guia Capacitadores M dulo 4 Bases de Datos 1











Módulo 4


















Introducción (diapositiva 2)
En esta sesión…
Hablaremos sobre qué son las bases de datos, para qué se usan y por qué le pueden servir a nuestra ONG.
Exploraremos tipos de bases de datos y ejemplos de organizaciones que las estén usando.
Recorreremos los pasos para crear una base de datos en tu ONG, herramientas útiles y tips.
Averiguaremos cuáles son losbeneficios y cuáles los desafíos de incorporarlas al trabajo de tu organización.
Introduciremos el concepto de CRM.
Esta sesión no es:
una demostración de uso de Excel, Access o un CRM.

Todo es información (diapositiva 3)
El mundo genera y consume cada vez más información. Somos información, información y más información.
También nuestra información es generadora de información. Tenemosinformación sobre:
Otras organizaciones y las personas que trabajan en ellas
De nuestros voluntarios, cómo nos ayudan, en qué y cuánto
De nuestros ingresos, donaciones y de nuestros gastos
De los fans, seguidores de redes sociales, menciones que nos hacen
De las apariciones en la prensa
De nuestros beneficiarios, sus progresos y la relación con nuestra organización
Libros, artículos, posts que generamossobre temas relacionadas a nuestra misión
Y podríamos seguir infinitamente….todos los días producimos información.

¿Por qué una base de datos en mi ONG? (diapositiva 4)
De nada sirve generar información si no la tenemos organizada, accesible y ordenada, o si cada vez que una persona de la organización se va perdemos todos los contactos, o la información de toda la organización está en la cabeza denuestros empleados.
Uno de los principales desafíos que se presentan para tener una organización efectiva y eficiente es lograr el orden de su información, procesos y datos.
Una base de datos puede ayudar a administrar la información, ahorrar tiempo y costos, mejorar tu productividad y, lo más importante: a tomar mejores decisiones.
Dinámica de diagnóstico: Este es un buen momento para realizarun pequeño diagnóstico de las organizaciones sobre el tipo de información que generan y el grado de orden de la misma. El objetivo es ver quiénes se sienten identificados con determinados problemas a través de la siguiente dinámica:
Traza una línea imaginaria en el piso. Un extremo de la línea representa la afirmación “Estoy totalmente de acuerdo” y el otro extremo representa “No estoy de acuerdo”.Pide a los asistentes que se paren de un lado o del otro o en el medio, respondiendo a las siguientes afirmaciones:
No sé donde está la información actualizada de mis contactos.
No tengo historial de las comunicaciones que tuve con mis contactos: donantes, beneficiarios, voluntarios, etc. O simplemente no sé cuántos donantes tenemos.
Alguna vez perdimos toda la base de datos de mi organización.Repetimos comunicaciones a las mismas personas.
Cada vez que queremos hacer un envío masivo de correo electrónico, por ejemplo, mandar el Newsletter, tenemos que rehacer y corregir toda la base de datos.
Cada miembro de mi organización tiene su propia planilla de cálculo, en su correo electrónico, agenda personal o en una libreta.
Nuestra organización hace muchas investigaciones y genera muchainformación, pero después no sabemos cómo organizarla ni cómo mostrarla.
Organizamos muchos eventos y actividades pero no podemos medir la participación de la gente en los mismos.
No sé quiénes son mis voluntarios activos y qué están haciendo exactamente.
Debes terminar la dinámica haciendo hincapié en que las bases de datos y otros sistemas para almacenar información pueden ayudarnos a resolver estosproblemas.

¿Qué son las bases de datos? (diapositiva 5)
Una base de datos es un conjunto de información que pertenece al mismo contexto, y se almacena sistemáticamente para su posterior uso.
Las bases de datos organizan información y la conectan entre sí, para aprovecharla mejor.
Otras formas de definir las bases de datos:
Es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de...