GUIA COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS

EL OFICIO
La correspondencia oficial es aquella emitida por un organismo del Estado, a través de sus órganos legales dando origen a una serie de comunicaciones que se cruzan entre las diferentes oficinas públicas.
Para su estudio, se toma en cuenta la forma y el fondo, ambos tienen características especiales que hacen de esta correspondencia la diferencia con la comercial.
La forma: serefiere a la expresión como elementos, destacándose entre ellos el lenguaje, la sobriedad y la presentación física.
El fondo: lo constituyen las ideas fundamentales que no pueden referirse sino a la función pública que lo origina.
El oficio es la comunicación más importante dentro de la administración pública y la que se usa con frecuencia. Es un medio vinculante entre emisor y receptor.
En laredacción de un oficio deben estar presentes las cualidades fundamentales de la redacción general: claridad, orden funcional, exactitud y ortografía.
Partes de las cuales consta un oficio:
1.- Encabezamiento
a) Membrete: determina el organismo público, se incluye el escudo nacional, o estadal, o logos del organismo administrativo, de acuerdo con la dependencia que lo emita.
b) Numero: La numeración enla correspondencia oficial es ininterrumpida desde el 1° de enero hasta el 31 de diciembre de cada año, colocándose a dos espacios del membrete.
c) Fecha: Comprende el nombre del lugar donde se escribe. Seguido de una coma, el día, el nombre del mes y el año respectivo. Sin abreviar ningún dato. Se registra a 2 o 3 espacios del número.
d) Dirección: Tratamiento (Ciudadano-a). Nombre deldestinatario precedido de titulo abreviado, si lo tiene. Cargo que desempeña en la institución. SU DESPACHO o nombre de la institución.
e) Saludo: Carece de saludo





Ejemplo:




República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Salud
Distrito Sanitario N° 6
Hospital General de Higuerote
Higuerote
Oficio N° 000001
Higuerote, 15 de junio del 2015
Ciudadano:
Dr. Carlos Ramos
JefeDistrito sanitario N° 6
SU DESPACHO.


f) Sello: Todo acto de los poderes y funcionarios de la Republica, para que tenga autenticidad, deberá estar autorizado por un sello. Este se coloca en la parte posterior izquierda al lado de la firma.
g) Despedida: Es solo una palabra o frase muy sencilla de cortesía, que se coloca generalmente en la parte posterior izquierda del papel. Atentamente,Cordialmente,
h) Firma: a 4 espacios de la despedida se coloca la firma y debajo el nombre y cargo del emisor.
i) Iniciales: Identificadores del emisor y de quien escribe la comunicación,

Ejemplo:

Atentamente
SELLO
Dr. Armando Rivera P.
Jefe de Departamento

ARP/mf.




2.- Cuerpo del oficio:
a) Ideas Fundamentales: Después de la dirección a 3 o 4 espacios, se comienza de inmediato atratar el asunto a que se refiere la comunicación, previas expresiones de pocas palabras que sirven de introducción.
Las ideas deben expresarse en forma sencilla concretándose con claridad y precisión.
Nunca en el texto del oficio se escribirán palabras de carácter personal, familiar o social. El estilo de esta correspondencia impone expresiones sobrias, concisas y precisas.
EL MEMORANDO
a) Lacomunicación se distingue con la palabra “MEMORANDO”, impresa en el centro de la parte superior.
b) Sobre el margen izquierdo se imprime la palabra “PARA” donde se escribe el nombre del funcionario u oficina a quien se dirige el escrito.
c) A 1 o 2 espacios debajo, la palabra “DE”, allí se escribe el nombre del funcionario u oficina de donde se dirige o presenta el Memorando.
d) Seguidamente, a 2espacios debajo, se imprime la palabra” ASUNTO”, frente a la cual se escribe la síntesis o referencia del Memorando, cuando el acaso lo amerita.
e) El encabezamiento termina con la fecha.
f) A continuación a 4 o 6 espacios, debajo, se empieza el texto de la comunicación, el cual tiene la particularidad de referirse a hechos o razones para que se tengan presente sobre un determinado asunto.
g)...