guia contabiliozacion

GUIA DE CONTABILIZACION

1101 FONDO FIJO DE CAJA

Saldo: Deudor representa el importe del fondo en efectivo, en comprobantes o la suma de ambos a una fecha dada, en poder de algún empleado o funcionario de la entidad.

Guía de contabilización

Operación (1): Constitución del fondo fijo de caja.

Documento fuente: Documento interno emitido oautorizado por un funcionario de alto nivel en la organización en el que consigna la aprobación de que se constituya un fondo fijo de caja.

Asiento contable:

Cargo: Fondo fijo de caja
Abono: Caja y bancos

Operación (2): Reembolso del fondo fijo de caja.Documento fuente: Comprobantes diversos de gastos, solicitud de reembolso.

Asiento contable:
Cargo: Diversas cuentas (en función a la naturaleza de los comprobante de gastos a rembolsar)
Abono: Caja y bancos

Operación (3): Incremento del fondo fijo de caja.

Documento fuente:Documento interno emitido o autorizado por un funcionario de alto nivel en la organización en el que consigne la aprobación para que se incremente el fondo fijo de caja.

Asiento contable:
Cargo: Fondo fijo de caja
Abono: Caja y bancos

Operación (5): Cancelación del fondo fijo de caja.

Documento fuente: Documento interno emitido o autorizado porun funcionario de alto nivel en la organización en el que se consigna la instrucción de cancelar un fondo fijo de caja.




Asiento contable:

Cargo: Caja y bancos (por el remanente en efectivo en poder del responsable del fondo a cancelar), diversas cuentas (en función a la naturaleza de los comprobantes a contabilizar)Abono: Fondo fijo de caja

Sugerencias de control interno

Deberá adoptarse la política de afianzar a todos aquellos empleados que manejan fondos.
Separar las funciones de custodia y manejo del fondo de las de autorización de pagos y registros contables.
Para las entregas de efectivo deberá existir la autorización previa de funcionario responsable yla adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes.
Adoptar la política de establecer un máximo para pagos individuales.
Los comprobantes se deberán cancelar con el sello fechador de pagado en el momento de efectuar el pago.
Los cheques de reembolsos deberán ser expedidos a favor de la persona encargada del fondo fijo de caja.
Prohibir usar los fondos fijos de cajas para cambiarcheques de funcionarios, empleados, clientes o proveedores.
Codificar los comprobantes e identificar mediante nombre y firma l responsable que efectuó el gasto.
El procedimiento para reposición del fondo deberá ser lo suficientemente ágil para evitar exceso de fondos ociosos o falta de efectivo para cubrir una emergencia.
En los casos de anticipos para gastos con dinero del fondo fijo, sedeberá precisar el tiempo en que se efectúe tal gasto, pasado el cual si éste no ha sido realizado solicitar inmediatamente la devolución del dinero.
Efectuar arqueos periódicos y sobre base sorpresiva cuidando y controlando que no se mezcle o se disponga de efectivo de otros fondos o de los ingresos entrantes, para evitar que se cubran faltantes.
Antes de pagar cualquier comprobante, debehacerse una revisión sobre el cumplimiento de requisitos fiscales y administrativos correspondientes.
La suma de todos los fondos fijos asignados será siempre igual al saldo de la cuenta mayor.


1102 CAJA Y BANCOS

Saldo: Deudor, representa la existencia de efectivo en caja y en instituciones de crédito, propiedad o a favor de la entidad, a una fecha dada.

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