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Como detectar costos ocultos

Los costos ocultos se hacen visibles cuando se logra medir con eficiencia las áreas estratégicas de la empresa. Una empresa no sólo debe focalizar su listado de erogaciones fijas como salarios, impuestos o alquiler.

Existen numerosos costos no visibles que, si no se observan a tiempo, pueden empujar a la desaparición de la firma. La clave es realizar medicionesperiódicas y sistematizadas sobre la evolución de la productividad de la mano de obra directa, tratar de mantener el stock, evitar grandes desplazamientos entre el depósito de materias primas y el centro productivo, comprarles a proveedores que trabajen con certificaciones de calidad y tercerizar áreas, como la de logí¬stica o impositiva.

Una célebre frase empresaria a nivel mundial afirma quepara poder gestionar, hay que saber medir. Pero, por lo general, el directorio de una pequeña y mediana empresa focaliza su atención en resolver los problemas del dí¬a a dí¬a, en una rápida satisfacción al cliente. Con esto pierde tiempo e incluso, en algunos casos, no le otorga la importancia que merece a un í¬tem que, con el correr de los meses, puede provocarle fuertes dolores de cabeza ypérdida de importantes sumas de dinero.

Los denominados costos ocultos están presentes en la mayorí¬a de las Pymes. La clave es detectarlos a tiempo a través de distintas mediciones que automaticen los principales procesos de la firma y, lograr así¬, la reducción o eliminación de esa erogación innecesaria.

Todo empresario conoce cuáles son sus costos fijos a la hora de emprender un negocio: losimpuestos, los servicios, salarios, el alquiler de un local. Pero los famosos costos ocultos no se pueden cuantificar de una forma sencilla. Pero esto no significa que no existan.

"Indefectiblemente, para detectar hay que medir la eficiencia de todos los sectores de la empresa. En una Pyme, sin importar el sector al que pertenezca, se debe definir y enfocar la mirada hacia las áreas claves de lafirma, que el empresario conoce. Aquellas que de producirse desví¬os conlleva a una gran pérdida en el rendimiento total de la empresa", aconseja como primer paso Ricardo Miyaji, profesor titular de la materia Costos de la Universidad Argentina de la Empresa (UADE).

Los costos ocultos aparecen cuando se miden estas áreas estratégicas con indicadores. Por ejemplo, cuánto de los recursosnecesarios se están aprovechando realmente y se transforman en producto. Esto habitualmente no sucede en la mayorí¬a de las firmas.

Por caso, las mayorí¬a de las Pymes trabajan en el área industrial con el sistema costo-resultante. Es decir, la división del total de erogaciones que contabilizan por la cantidad de producción (lo que determina el costo unitario). Así¬, no se puede establecer ningún tipode medición de eficiencia.

¿Cómo se deberí¬a hacer? Miyaji recomienda encarar algún tipo de normalización, criterio, medición, que establezca el adecuado uso de todos los recursos. Es lo que se denomina relación insumo-producto. Es decir, cuánta materia prima se necesita para producir una unidad, cuántas horas hombre se requiere para producir esa unidad, cuánto tiempo de la instalación fabrilpara su elaboración. De esta manera, la empresa comienza a visualizar de una forma más clara los costos necesarios y con ello logra avanzar en la reducción de la ineficiencia.

ATACAR LAS BARRERAS INICIALES
El principal obstáculo que da como resultante la medición de un proceso es la falta de desarrollo de un sistema de mejora de la información. "Es primordial fijar una buena organizacióninterna. El empresario que comanda la empresa no puede ser el encargado de llevar adelante la planilla de costos internos. Tiene que contratar a una persona que se encargue especí¬ficamente de esa tarea, ya sea manejando un software de gestión para automatizar la contabilidad y clarificar la relación cliente/ producto/ ingreso", puntualiza Judit Feldman, asesora de la Asociación de Pequeños y...