GUIA DE ACTA DE PROYECTO














Taller
Acta de Constitución del Proyecto/Project Charter.

























Bogotá, D.C., agosto de 2013
Acta de Constitución del Proyecto/Project Charter.

Contextualización
Este aparte ha sido tomado textualmente del anexo A1 (aparte A1.4.1) y del 4.1 del capítulo 4º de la “Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos”quinta edición 2013

“Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto/Project Charter”. “Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y provee al gerente del proyecto la autoridad para aplicar recursos organizacionales a las actividades del proyecto. El beneficio clave de esteproceso es un inicio bien definido del proyecto y límites del proyecto, creación de un record formal del proyecto y una forma directa para que la alta dirección formalmente acepte y se comprometa con el proyecto” (PMBOK, 2013).




Figura A1-5 Desarrollar el Acta de Constitución: Entradas y Salidas (PMBOK, 2013)





Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto/Project CharterDesarrollar el Acta de Constitución del Proyecto es el proceso de desarrollar un documento que formalmente autoriza la existencia de un proyecto y confiere al gerente del proyecto la autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto. El gerente del proyecto debe ser identificado y nombrado lo antes posible. Las entradas, técnicas y herramientas y salidas para este procesose muestran en la figura siguiente:


Figura 4-2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Entradas, Técnicas y Herramientas y Salidas PMBOK, 2013).

En el caso de proyectos externos, un contrato formal es típicamente la manera preferida de establecer un acuerdo. En este caso, el equipo del proyecto se convierte en el vendedor respondiendo a las condiciones de una oferta de compra deuna entidad externa. El Acta establece una relación de cooperación entre la organización ejecutante y la organización solicitante.

El Acta de Constitución del Proyecto aprobada formalmente inicia el proyecto. Un gerente de proyectos es identificado y asignado tan pronto como sea posible, de preferencia durante la elaboración del Acta de Constitución del Proyecto, pero siempre antes de comenzarla planificación. Es recomendable que el gerente del proyecto participe en la elaboración del Acta de Constitución del Proyecto, ya que ésta le otorga la autoridad para asignar los recursos de las actividades del proyecto.

El gráfico 4-3 de PMBOK, 2013, presenta el diagrama de flujo de datos del proceso de Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto:



Los proyectos son autorizados poralguien externo al proyecto, tal como un patrocinador, una oficina de gerencia de proyectos (PMO) o un comité ejecutivo del portafolio. El iniciador del proyecto o el patrocinador debe encontrarse a un nivel apropiado para financiar el proyecto. Cualquiera de ellos elaborará el Acta de Constitución del Proyecto o delegará esta tarea al director o gerente del proyecto. El proyecto quedaautorizado con la firma del iniciador en el Acta.

Los proyectos se autorizan en función de necesidades internas de la empresa o de influencias externas. Esto normalmente desencadena la realización de un análisis de necesidades, de un caso de negocios o la descripción de la situación que el proyecto abordará. La elaboración del Acta de Constitución de un Proyecto vincula el proyecto en cuestión con laestrategia y el trabajo en curso de la organización.

Veamos con más detalle el proceso completo con todos los elementos para desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.





ENTRADAS

1. Declaración del trabajo del proyecto/Project Statement of Work (SOW)
El enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW) es una descripción narrativa de los productos o servicios que debe entregar el...