Guia de conservación preventiva para los archivos

GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA LOS ARCHIVOS DE LA POLICÍA NACIONAL

Octubre 10 de 2009

Guía Conservación Preventiva para los Archivos de la Policía Nacional

Guía de Conservación Preventiva para los Archivos de la Policía Nacional
Publicación de la Policía Nacional de Colombia Dirección General – Secretaria General Área de Archivo General Presidente de la República Doctor ÁLVAROURIBE VÉLEZ Ministro de Defensa Nacional Doctor GABRIEL SILVA LUJÁN Director General Policía Nacional Mayor General OSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Subdirector General Mayor General RAFAEL PARRA GARZÓN Director de Seguridad Ciudadana Mayor General ORLANDO PÁEZ BARÓN Secretario General Doctor ALFONSO QUINTERO GARCÍA Coordinación General y Redacción Mayor JOSÉ HERNANDO MEDINA BERNAL Capitán EDGARFERNANDO LÓPEZ GONZÁLEZ Subintendente GUSTAVO GRANADOS GONZÁLEZ

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CONTENIDO
Presentación.....………………………………………………………………………………….…..… Introducción…………………………………………………………………………………………..… 1. Generalidades…….....…..….…………………………….…………………………....…… 1.1 Objeto…………………….…………………………………………………..…..……. 1.2 Normatividad.…………….………………………………………………..…………… 2. Los Archivos Centrales y el Patrimonio Documental ………………….….…………. 3. Diagnostico Integral.…………………………...………………………………....……….. 3.1. ¿Cómo lo hago? ……………………………………………………………………….. 4. Sistema Integrado de Conservación (SIC)……………………………………………… 4.1. Principales Aspectos a Considerar…………………………………………………… 4.2. Estrategias o Programas deConservación………………………………………….. 4.3. Sensibilización del Personal…………………………………………………………… 4.4. Limpieza de Áreas y Documentos…………………………………………..………… 4.4.1. Eliminación del Polvo…………………………………………………………..... 4.4.2. Para recordar……………………………………………………………………... 4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biológico…………………………………………… 4.5.1. Control de contaminantes biológicos…………………………………………… 4.5.2. Uso yManipulación………………………………………………………….…… 4.5.3. Almacenamiento y Realmacenamiento…………………………………….….. 4.5.4. Unidades de Conservación: Materiales y diseño……………………………… 4.6. Inspección y Mantenimiento de Instalaciones…………………………………..…… 4.7. Prevención y Atención de Desastres…………………………………………………. 4.8. Otros Programas………………………………………………………………………... 4.8.1. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia…………. 4 6 7 7 7 9 11 12 13 14 14 1516 16 16 17 19 20 20 21 21 22 23 23

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4.8.2. Migración de la información a otros soportes…………………………………. 5. La Conservación en el Archivo de Gestión…………………………………………….. 5.1. Transferencia al Archivo Central………………………………………………………. 6. La Conservación en elArchivo Central…………………………………………………. 7. La Conservación en el Archivo Histórico……………………………………………..... 8. Pautas para la Consulta de Documentos……………………………………………….. 9. Programas de Conservación Preventiva………………………………………………... 10. Glosario……………………………………………………………………………………….. 11. Anexos………………………………………………………………………………………... 11.2. Anexo 2. Instructivo 009 “condiciones técnicas mínimas que deben poseer las24 26 31 32 35 37 38 41 42

11.1. Anexo 1. Instructivo de Limpieza y Desinfección de Áreas y Documentos………. 42 dependencias destinadas para archivos”…..………………..……………………… 56 11.3. Anexo 3. Acuerdo 050 “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”…………………………………………………..……………. 11.4. Anexo 4. Deterioro en Documentos de Archivo…………………………………… 11.6. Anexo 6.Extintores………………………………………………………………….. 11.7. Anexo 7. Especificaciones de cajas y carpetas de archivo……………………… 62 67 75 76

11.5. Anexo 5. Empaste y encuadernación ¿la solución?............................................ 74

12. Bibliografía……………………………………………………………….…………………..

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